Ideas de promoción de Nochevieja para bares: un plan de cuenta atrás de seis semanas para propietarios de locales

La Nochevieja es la única noche del año en la que los clientes deciden con semanas de antelación dónde quieren estar a medianoche. Ahí está el problema de la mayoría de las ideas de promoción de Nochevieja para bares: llegan como una lista sin fechas de temáticas, servicio de botella y hashtags, y una temática que eliges el 20 de diciembre es una temática que nadie ha tenido tiempo de preparar. Así que aquí tienes un calendario. Seis semanas de decisiones, cada una desbloqueando la siguiente, una escaleta para las horas que van de la apertura de puertas a la cuenta atrás, y un traspaso al negocio de enero.

Una cosa antes de que empiece la cuenta atrás. Las licencias, las promociones de alcohol, la venta de entradas y los derechos musicales varían según el país y, a menudo, según el ayuntamiento. Los detalles que siguen proceden de fuentes del Reino Unido y de Estados Unidos y son ejemplos del tipo de norma que existe, no requisitos universales. Leas lo que leas aquí, confírmalo con tu propia jurisdicción y tu propia licencia.

T-6 semanas: decide cómo entra un cliente

Una sola decisión determina la forma de todo lo demás, y no es la temática. Es cómo entra el cliente por la puerta.

• Entrada libre. Nada que gestionar, nada que reembolsar y tampoco ningún compromiso por parte del cliente.
• Con entradas. Consigues nombres y un recuento por adelantado, además de algunas obligaciones. En Eventbrite, la política de reembolsos solo se puede configurar una vez que has creado un tipo de entrada de pago, y esa política es visible para los asistentes en la página del evento y en su confirmación de pedido. Permitir reembolsos es la opción por defecto, fijada en 7 días antes del evento. Si eliges no permitirlos, los asistentes no pueden solicitarlos, pero un evento cancelado sigue teniendo que reembolsarse. Lo más importante para la planificación: una vez publicado el evento solo puedes cambiar a una política más flexible; para endurecerla tienes que reembolsar los pedidos y despublicar el evento primero. Así que decídelo antes de publicar, no después.
• Depósitos por mesa o consumo mínimo. El término medio. El cliente se compromete con algo y tu plano de sala sigue siendo tuyo.

Luego escribe dos números junto al modelo: el aforo al que vas a vender y el gasto por persona que estás asumiendo. Etiquétalos como suposiciones, porque es lo que son. Los compararás con la realidad el 2 de enero.

T-5 semanas: el papeleo que corre con el reloj de otro

Empieza con los permisos ahora, porque el calendario no es tuyo.

Primero, el horario. Ampliar las horas en las que vendes alcohol es el movimiento obvio de Nochevieja y, en Inglaterra y Gales, gov.uk utiliza exactamente ese ejemplo de cambio sustancial que exige una variación completa de tu premises licence (la licencia del local): un proceso muy parecido al de solicitar una licencia nueva y con la misma tasa. Para un cambio pequeño y de bajo riesgo quizá puedas recurrir a la vía de la minor variation, más barata y más rápida. Un evento puntual a veces puede cubrirse con un temporary event notice, que abarca eventos de menos de 500 personas y de no más de 168 horas de duración. El propio consejo de gov.uk es ponerse en contacto con el ayuntamiento para informarse sobre el proceso de solicitud, así que haz esa llamada esta semana y pregunta qué plazos manejan.

Ya que estás con las licencias: las premises licences de Inglaterra y Gales llevan condiciones obligatorias recogidas en la Licensing Act 2003 (Mandatory Licensing Conditions) (Amendment) Order 2014. Traducción para la reunión de planificación: cualquier oferta de bebida de Nochevieja la revisa quien tenga la licencia antes de que llegue a un cartel.

La música es un permiso aparte. Una licencia de entretenimiento de tu autoridad local no es una licencia musical: PPL PRS, que gestiona TheMusicLicence en el Reino Unido, dice que seguirás necesitando una licencia de música para tu bar o pub. Si ya la tienes y la noche incorpora un DJ o una actuación en directo, puedes ponerte en contacto con ellos y pueden modificar el uso de música en tu licencia actual. Si no la tienes y la noche incluye música reproducida o interpretada en público, pueden gestionar un permiso temporal que cubra el uso de música en el evento. Y revisa esto en noviembre, no a las 23:00 del día 31: antes de usar plataformas como Spotify, Apple Music o YouTube en el local, PPL PRS te indica que compruebes que sus términos y condiciones permiten el uso comercial.

T-4 semanas: la carta, la lista de preparación y el montaje de las entradas

Escribe la carta que de verdad puedas ejecutar con el personal que de verdad vas a tener. Menos referencias, lotes más grandes y todo lo que se pueda dejar preparado con antelación, preparado. Si la comida caliente forma parte del plan, ten en cuenta que en Inglaterra y Gales la venta de comida o bebida caliente al público entre las 23:00 y las 5:00 es en sí misma una actividad sujeta a licencia, llamada late night refreshment: otra cosa que conviene confirmar en lugar de dar por supuesta.

Decide ahora si habrá una opción sin alcohol o de baja graduación en la lista. Si la hay, dale la misma atención en precio y preparación que al resto. Esa decisión es más barata en noviembre que a las 21:00 de esa noche.

Si vas a vender entradas, monta la página del evento esta semana y publícala con la política de reembolsos que pretendes mantener, porque después de publicar solo puedes flexibilizarla salvo que reembolses los pedidos y despubliques el evento. Luego deja de editar las condiciones y empieza a vender.

T-3 semanas: publica donde la gente ya está mirando

Tu Google Business Profile ocupa la superficie que la gente consulta cuando busca el nombre de tu local, y las publicaciones que subes aparecen en la Búsqueda y en Maps.

Usa una publicación de tipo Evento. Admite un título, fechas y horas de inicio y fin, y si omites las horas, el evento aparece como de 24 horas de duración en esas fechas. Escríbela ahora y prográmala para que se publique más adelante. Tres cosas a tener en cuenta al diseñarla:

• Google revisa cada publicación según su política de contenido después de publicarla, así que una publicación puede quedarse pendiente o volver como no aprobada. No dejes ese descubrimiento para el 30 de diciembre.
• Los sectores regulados, el alcohol incluido, pueden usar publicaciones, pero no deben incluir contenido sobre los productos. Promociona la noche, no las bebidas.
• Deja el número de teléfono fuera de la descripción. Las publicaciones que incluyen uno pueden rechazarse si el número no se puede verificar frente al negocio.

Ponle también su rango de fechas: las publicaciones de más de 6 meses se archivan salvo que se haya fijado un rango de fechas. Y si tienes un negocio de comida y bebida de una sola ubicación en Estados Unidos, Reino Unido, Canadá, Australia o Nueva Zelanda, las publicaciones destacadas de Google están disponibles actualmente en inglés precisamente para ese grupo, lo que hace que merezca la pena acertar con tus publicaciones de evento y de oferta.

Las redes sociales y el email llevan el mismo mensaje y el mismo enlace de reserva. Un solo material, repetido, funciona mejor que cinco variantes ingeniosas que nadie ve dos veces. Para la versión larga de cómo promocionar una noche recurrente, nuestra guía de estrategia de marketing para noches de trivia cubre la cadencia semanal de la que parte este plan.

T-2 semanas: el cuadrante y el briefing

Construye el cuadrante a partir de la escaleta que viene más abajo, no de una cuadrícula de turnos en blanco. Asigna un responsable a cada tarea: puerta y control de entrada, sala, barra, el bloque de entretenimiento, el momento de la cuenta atrás y el cierre. Un nombre por tarea, por escrito.

Luego explícalo. Una sola página: el desarrollo de la noche con horas, quién hace qué en cada paso, las normas de entrada en lenguaje claro, la política de denegación de servicio, dónde está el agua, qué pasa si la sala llega al aforo y quién decide sobre cualquier cosa que no esté en la página. Repártela antes del 31 de diciembre, no durante.

De la apertura a medianoche: la escaleta de la noche

El tramo que va de la apertura de puertas a la cuenta atrás es la parte de la noche que no trae ningún acontecimiento incorporado. Dale una forma.

• Apertura hasta las 21:30. Bienvenida, acomodo, primera ronda. Nada guionizado. El responsable de puerta lleva el recuento.
• 21:30. Primer golpe de efecto. Corto, alto y evidente: una bebida destacada en las pantallas, el primer sorteo si hay una causa local de por medio, el primer set del grupo.
• 22:15. El bloque conducido. De treinta a cuarenta y cinco minutos de algo que oriente a toda la sala en la misma dirección, con una pausa de barra previsible a su alrededor.
• 23:15. Último empujón grande. Premios, ganadores, última llamada para la bandeja de la cuenta atrás.
• 23:50. Preparación de la cuenta atrás. Todo el mundo en sala, nadie reponiendo.
• Medianoche. Cuenta atrás y, después, deja que la sala sea una sala.
• 00:30. Segundo aire o recogida, según tu horario y tu licencia.

Ese bloque conducido es donde una noche de juegos se gana su sitio. Es una opción más entre la música en directo, un DJ o un sorteo, y encaja en salas que quieren a todo el mundo mirando en la misma dirección a una hora fijada sin contratar a un grupo. El software de trivia para bares de Quizado convierte la tele de la pared y los móviles que tus clientes llevan en el bolsillo en una noche de quiz que puede dirigir tu propio personal: los jugadores escanean el código QR de la pantalla o escriben el código de acceso en el navegador, sin descargas y sin cuentas. Ten en cuenta que Quizado dice claramente que eres tú quien debe tener la licencia musical que necesite tu local o tu evento y que la empresa no la proporciona ni la gestiona, lo que remite directamente a la tarea de T-5. Para la mecánica de montar una noche de temporada de principio a fin, nuestra guía de trivia navideña para bares hace la versión de Navidad y Acción de Gracias, y la guía de music bingo es la variante con menos preparación si nadie quiere preguntas leídas en voz alta a las 22:00.

T-1 semana: horarios especiales, recuentos finales y las tareas aburridas

Dile a Google que estás abierto. Los horarios especiales existen exactamente para esto: horarios de atención que cambian durante un periodo breve, de hasta 6 días seguidos. Google también sugiere confirmar tu horario en los festivos oficiales aunque coincida con el habitual, algo que vale la pena hacer para el 1 de enero, decidas lo que decidas hacer ese día.

Hay dos mecánicas que pillan a mucha gente. Un mismo bloque de horario especial no puede superar las 24 horas. Y los horarios especiales solo se muestran si el horario de tu negocio está configurado como “Abierto con horario principal”.

El resto de la semana es poco glamuroso. Confirma a los proveedores y el pedido de cristalería y hielo contra tu número de aforo, imprime la escaleta, carga todo lo que haya que cargar, prueba la pantalla y el dispositivo del presentador en la propia sala con las luces bajas y confirma el recuento final de personas o de entradas con la cocina.

1 y 2 de enero: el traspaso

La noche no es el entregable. El negocio de enero sí.

El 1 de enero, devuelve tus horarios especiales a la realidad y publica una actualización dando las gracias a la sala. El 2 de enero, haz tres cosas con la cabeza despejada: compara el recuento real y el gasto por persona con las dos suposiciones que escribiste en T-6, anota las tres cosas que fallaron y fija la fecha de tu próximo evento recurrente para que la inercia tenga adónde ir. Una noche tranquila entre semana en enero es mejor prueba de un formato repetible de lo que será nunca la Nochevieja, y nuestra guía para organizar noches de trivia entre semana cubre ese seguimiento.

La cuenta atrás en un bloque

• T-6: modelo de entrada, aforo, suposición de gasto por persona.
• T-5: variación de licencia o temporary event notice, licencia musical, normativa local confirmada.
• T-4: carta, lista de preparación, página de entradas publicada con su política de reembolsos definitiva.
• T-3: publicación de evento en Business Profile programada, redes y email en marcha.
• T-2: cuadrante con nombres, briefing de una página escrito.
• T-1: horarios especiales configurados, recuentos confirmados, equipo probado.
• 31 de diciembre: ejecuta la escaleta.
• 2 de enero: compara los números, reserva la próxima noche.

Quédate con el plan antes que con las temáticas. Las temáticas siempre fueron la parte fácil.