Idee di promozione per il bar a Capodanno: un piano a ritroso di sei settimane per chi gestisce un locale

Il Capodanno e l'unica notte dell'anno in cui gli ospiti decidono con settimane di anticipo dove vogliono essere a mezzanotte. Ed e qui che quasi tutte le idee di promozione per il bar a Capodanno si perdono: arrivano come un elenco senza date, fatto di temi, bottiglie al tavolo e hashtag, e un tema scelto il 20 dicembre e un tema che nessuno ha avuto il tempo di preparare. Ecco quindi un calendario al posto della lista. Sei settimane di decisioni, ciascuna delle quali sblocca la successiva, una scaletta per le ore tra l'apertura e il conto alla rovescia, e un passaggio di consegne verso gennaio.

Una premessa, prima di far partire il countdown. Licenze, promozioni sugli alcolici, biglietteria e diritti musicali cambiano da Paese a Paese e spesso da comune a comune. Le indicazioni che seguono arrivano da fonti britanniche e statunitensi e sono esempi del tipo di regola che puo esistere, non requisiti universali. Qualunque cosa leggi qui, verificala rispetto alla tua giurisdizione e alla tua licenza.

T-6 settimane: decidi come si entra

C'e una decisione che da forma a tutto il resto, e non e il tema. E il modo in cui un ospite varca la porta.

• Ingresso libero. Niente da gestire, niente da rimborsare, e nessun impegno da parte dell'ospite.
• Ingresso con biglietto. Ottieni nomi e numeri in anticipo, insieme a qualche obbligo. Su Eventbrite la politica di rimborso puo essere impostata solo dopo aver creato una tipologia di biglietto a pagamento, ed e visibile ai partecipanti nella pagina dell'evento e nella conferma d'ordine. L'impostazione predefinita consente i rimborsi, fino a 7 giorni prima dell'evento. Se scegli di non consentirli, i partecipanti non possono richiederli, ma un evento annullato va comunque rimborsato. E soprattutto, dal punto di vista della pianificazione: una volta pubblicato l'evento puoi passare solo a una politica piu flessibile; per renderla piu restrittiva devi prima rimborsare gli ordini e togliere l'evento dalla pubblicazione. Quindi decidi prima di pubblicare, non dopo.
• Caparra sul tavolo o consumazione minima. La via di mezzo. L'ospite si impegna su qualcosa e la pianta della sala resta tua.

Poi scrivi due numeri accanto al modello scelto: la capienza su cui stai vendendo e la spesa media per persona che stai ipotizzando. Chiamale ipotesi, perche e esattamente quello che sono. Il 2 gennaio le confronterai con la realta.

T-5 settimane: le pratiche con i tempi decisi da altri

Avvia subito le autorizzazioni, perche il calendario non lo detti tu.

Prima gli orari. Prolungare le ore in cui vendi alcolici e la mossa piu ovvia per il Capodanno e, in Inghilterra e Galles, gov.uk usa proprio questo esempio di modifica sostanziale che richiede una variazione completa della licenza del locale: una procedura molto simile a quella per richiedere una nuova licenza, con la stessa tariffa. Per una modifica piccola e a basso rischio puoi forse ricorrere alla variazione minore, piu economica e piu rapida. Un evento singolo a volte puo reggersi su un temporary event notice, che copre eventi con meno di 500 persone e di durata non superiore a 168 ore. gov.uk stesso consiglia di contattare l'amministrazione locale per informazioni sulla procedura: fai quella telefonata questa settimana e chiedi quali sono i loro tempi.

Gia che sei in tema licenze: in Inghilterra e Galles le licenze dei locali prevedono condizioni obbligatorie stabilite dal Licensing Act 2003 (Mandatory Licensing Conditions) (Amendment) Order 2014. Tradotto per la riunione organizzativa: qualunque offerta sulle bevande per il Capodanno passa dal titolare della licenza prima di finire su un manifesto.

La musica e un'autorizzazione a parte. Una licenza per gli intrattenimenti rilasciata dall'ente locale non e una licenza musicale: PPL PRS, che gestisce TheMusicLicence nel Regno Unito, dichiara che serve comunque una licenza musicale per il tuo bar o pub. Se la possiedi gia e la serata aggiunge un DJ o un gruppo dal vivo, puoi contattarli e possono modificare l'utilizzo della musica sulla licenza esistente. Se non la possiedi e la serata prevede musica riprodotta o eseguita in pubblico, possono predisporre un permesso temporaneo per coprire l'uso della musica durante l'evento. E questa verificala a novembre, non alle 23:00 del 31: prima di usare piattaforme come Spotify, Apple Music o YouTube nel locale, PPL PRS invita a controllare che i relativi termini e condizioni consentano l'uso commerciale.

T-4 settimane: il menu, la lista di preparazione e la pagina biglietti

Scrivi il menu che riesci davvero a eseguire con il personale che avrai davvero. Meno voci, lotti piu grandi, tutto cio che si puo preparare in anticipo preparato in anticipo. Se nel piano c'e anche cibo caldo, tieni presente che in Inghilterra e Galles la vendita al pubblico di cibo o bevande calde tra le 23:00 e le 5:00 e un'attivita soggetta a licenza a se stante, chiamata late night refreshment: un altro punto da verificare invece che dare per scontato.

Decidi adesso se in lista ci sara un'opzione analcolica o a bassa gradazione. Se la metti, dedicale la stessa attenzione di prezzo e di preparazione di tutto il resto. E una scelta che costa meno farla a novembre che alle 21:00 della serata.

Se vendi biglietti, costruisci la pagina dell'evento questa settimana e pubblicala con la politica di rimborso che intendi mantenere, dato che dopo la pubblicazione puoi solo ammorbidirla, a meno di rimborsare gli ordini e ritirare l'evento. Poi smetti di ritoccare le condizioni e inizia a vendere.

T-3 settimane: pubblica dove le persone stanno gia guardando

Il tuo profilo Google Business Profile e la superficie che le persone controllano quando cercano il nome del tuo locale, e i post che pubblichi compaiono su Ricerca e Maps.

Usa un post di tipo Evento. Richiede un titolo, date e orari di inizio e fine; se ometti gli orari, l'evento risulta della durata di 24 ore in quelle date. Scrivilo ora e programmane la pubblicazione piu avanti. Tre cose da tenere a mente:

• Google esamina ogni post rispetto alle proprie norme sui contenuti dopo la pubblicazione, quindi un post puo restare in attesa o tornare indietro come non approvato. Non scoprirlo il 30 dicembre.
• I settori regolamentati, alcolici inclusi, possono usare i post ma non devono includere contenuti relativi ai prodotti. Promuovi la serata, non i drink.
• Lascia fuori il numero di telefono dalla descrizione. I post che ne contengono uno possono essere rifiutati se il numero non e verificabile rispetto all'attivita.

Dai al post anche il suo intervallo di date: i post piu vecchi di 6 mesi vengono archiviati se non e impostato un intervallo. E se gestisci un'attivita di ristorazione con una sola sede negli Stati Uniti, nel Regno Unito, in Canada, in Australia o in Nuova Zelanda, i featured post di Google sono al momento disponibili in inglese proprio per questo gruppo: un motivo in piu per curare bene i post di evento e di offerta.

Social ed email veicolano lo stesso messaggio e lo stesso link di prenotazione. Un solo materiale, ripetuto, funziona meglio di cinque varianti brillanti che nessuno vede due volte. Per la versione estesa della promozione di una serata ricorrente, la nostra guida alla strategia di marketing per la serata quiz spiega la cadenza settimanale da cui questo piano prende ispirazione.

T-2 settimane: i turni e il briefing

Costruisci i turni partendo dalla scaletta qui sotto, non da una griglia vuota. Assegna un responsabile a ciascun compito: porta e controlli d'ingresso, sala, bancone, lo spazio dedicato all'intrattenimento, il momento del conto alla rovescia e la chiusura. Un nome per ogni compito, messo nero su bianco.

Poi spiegalo. Una pagina sola: lo svolgimento della serata con gli orari, chi fa cosa a ogni passaggio, le regole d'ingresso in parole semplici, la politica di rifiuto del servizio, dove si trova l'acqua, cosa succede se la sala raggiunge la capienza e chi decide su tutto cio che non e scritto nella pagina. Consegnala prima del 31 dicembre, non durante.

Dall'apertura a mezzanotte: la scaletta della serata

Lo spazio tra l'apertura e il conto alla rovescia e la parte della notte priva di un evento incorporato. Dagli una forma.

• Dall'apertura alle 21:30. Accoglienza, sistemazione ai tavoli, primo giro. Niente di scritto. Il responsabile della porta tiene il conto.
• 21:30. Primo momento forte. Breve, rumoroso, evidente: una proposta drink sugli schermi, la prima estrazione della lotteria se c'e di mezzo una causa locale, il primo set del gruppo.
• 22:15. Lo spazio condotto. Trenta o quarantacinque minuti di qualcosa che orienti tutta la sala nella stessa direzione, con una pausa bar prevedibile attorno.
• 23:15. Ultima spinta. Premi, vincitori, ultima chiamata per il vassoio del brindisi.
• 23:50. Preparazione del conto alla rovescia. Tutti in sala, nessuno a fare rifornimento.
• Mezzanotte. Conta alla rovescia, poi lascia che la sala sia una sala.
• 00:30. Seconda ondata o smorzamento, a seconda dei tuoi orari e della tua licenza.

Quello spazio condotto e il punto in cui una serata di gioco si guadagna il posto. E una delle opzioni accanto alla musica dal vivo, a un DJ o a una lotteria, e si adatta alle sale che vogliono tutti rivolti nella stessa direzione a un orario preciso senza ingaggiare una band. Il software per il bar trivia di Quizado trasforma il televisore appeso al muro e i telefoni nelle tasche dei tuoi ospiti in una serata quiz che puo condurre il tuo personale: i giocatori inquadrano il codice QR sullo schermo o digitano il codice di accesso in un browser, senza download e senza account. Tieni presente che Quizado dichiara apertamente che la licenza musicale eventualmente necessaria per il locale o per l'evento spetta a te e che l'azienda non la fornisce ne la gestisce, il che riporta dritti al lavoro di T-5. Per la meccanica di costruzione di una serata stagionale dall'inizio alla fine, la nostra guida al bar trivia delle feste propone la versione per Natale e Thanksgiving, mentre la guida al music bingo e la variante con meno preparazione se nessuno ha voglia di domande lette ad alta voce alle 22:00.

T-1 settimana: orari speciali, conteggi finali e lavori noiosi

Di' a Google che sei aperto. Gli orari speciali servono esattamente a questo: orari di apertura che cambiano per un breve periodo, fino a 6 giorni consecutivi. Google suggerisce inoltre di confermare gli orari per le festivita ufficiali anche quando coincidono con quelli abituali: vale la pena farlo per il 1 gennaio, qualunque cosa tu decida di farne.

Due dettagli tecnici colgono molti di sorpresa. Un singolo blocco di orari speciali non puo superare le 24 ore. E gli orari speciali compaiono solo se gli orari dell'attivita sono impostati su "Aperto con orari principali".

Il resto della settimana non ha nulla di glamour. Conferma i fornitori e l'ordine di bicchieri e ghiaccio rispetto al tuo numero di capienza, stampa la scaletta della serata, metti in carica tutto cio che va caricato, prova lo schermo e il dispositivo di conduzione nella sala a luci basse e conferma alla cucina il numero definitivo di presenze o di biglietti.

1 e 2 gennaio: il passaggio di consegne

La serata non e il risultato finale. Il risultato e il fatturato di gennaio.

Il 1 gennaio riporta gli orari speciali alla realta e pubblica un aggiornamento per ringraziare la sala. Il 2 gennaio, a mente lucida, fai tre cose: confronta il numero effettivo di presenze e la spesa per persona con le due ipotesi scritte a T-6, annota le tre cose che non hanno funzionato e fissa la data del prossimo evento ricorrente, cosi che lo slancio abbia dove andare. Una serata infrasettimanale tranquilla di gennaio e un banco di prova per un format ripetibile molto migliore di quanto potra mai essere il Capodanno, e la nostra guida su organizzare serate quiz nei giorni feriali si occupa proprio di questo seguito.

Il conto alla rovescia in un blocco solo

• T-6: modello d'ingresso, capienza, ipotesi di spesa per persona.
• T-5: variazione della licenza o temporary event notice, licenza musicale, regole locali verificate.
• T-4: menu, lista di preparazione, pagina biglietti pubblicata con la sua politica di rimborso definitiva.
• T-3: post evento su Business Profile programmato, social ed email attivi.
• T-2: turni assegnati con nome e cognome, briefing di una pagina scritto.
• T-1: orari speciali impostati, conteggi confermati, attrezzatura testata.
• 31 dicembre: esegui la scaletta.
• 2 gennaio: confronta i numeri, fissa la prossima serata.

Scegli il piano, non i temi. I temi sono sempre stati la parte facile.