Idées de promotions de Nouvel An pour les bars : un plan de compte à rebours sur six semaines

Le réveillon du Nouvel An est la seule soirée de l'année où les clients décident des semaines à l'avance où ils veulent se trouver à minuit. C'est tout le problème de la plupart des idées de promotions de Nouvel An pour les bars : elles arrivent sous la forme d'une liste non datée de thèmes, de service en bouteille et de hashtags, et un thème choisi le 20 décembre est un thème que personne n'a eu le temps d'anticiper. Voici donc un calendrier à la place. Six semaines de décisions, chacune débloquant la suivante, un déroulé pour les heures entre l'ouverture des portes et le compte à rebours, et une transition vers l'activité de janvier.

Une chose avant que le compte à rebours ne commence. Les licences, les promotions sur l'alcool, la billetterie et les droits musicaux varient d'un pays à l'autre, et souvent d'une commune à l'autre. Les éléments ci-dessous proviennent de sources britanniques et américaines et illustrent le type de règle qui existe ; ce ne sont pas des obligations universelles. Quoi que vous lisiez ici, vérifiez-le auprès de votre juridiction et au regard de votre propre licence.

S-6 semaines : décider comment le client entre

Une seule décision détermine la forme de tout le reste, et ce n'est pas le thème. C'est la façon dont le client franchit la porte.

• Entrée libre. Rien à gérer, rien à rembourser, et aucun engagement du client non plus.
• Billetterie. Vous obtenez des noms et un comptage à l'avance, assortis de quelques obligations. Sur Eventbrite, une politique de remboursement ne peut être définie qu'une fois que vous avez créé un type de billet payant, et cette politique est visible par les participants sur la page de l'événement et dans leur confirmation de commande. Autoriser les remboursements est l'option par défaut, fixée à 7 jours avant l'événement. Si vous choisissez de ne pas les autoriser, les participants ne peuvent pas en demander, mais un événement annulé doit tout de même être remboursé. Le plus important pour la planification : une fois l'événement publié, vous ne pouvez passer qu'à une politique plus souple - pour la durcir, vous devez d'abord rembourser les commandes et dépublier l'événement. Décidez donc avant de publier, pas après.
• Acomptes de table ou minimum de consommation. La voie médiane. Le client s'engage sur quelque chose, et votre plan de salle reste le vôtre.

Écrivez ensuite deux chiffres à côté du modèle retenu : la capacité que vous commercialisez et la dépense par personne que vous anticipez. Étiquetez-les comme des hypothèses, car c'est exactement ce qu'ils sont. Vous les comparerez à la réalité le 2 janvier.

S-5 semaines : les démarches qui tournent sur le calendrier des autres

Lancez les demandes d'autorisation maintenant, car le calendrier n'est pas le vôtre.

Les horaires d'abord. Étendre les horaires de vente d'alcool est le réflexe évident du Nouvel An, et en Angleterre et au pays de Galles, gov.uk utilise précisément cet exemple de changement substantiel nécessitant une variation complète de votre licence d'établissement - une procédure très proche d'une demande de nouvelle licence, au même tarif. Pour un changement mineur et peu risqué, vous pourrez peut-être emprunter la voie de la variation mineure, moins chère et plus rapide. Un événement ponctuel peut parfois se dérouler sous couvert d'un temporary event notice, qui couvre les événements réunissant moins de 500 personnes et ne dépassant pas 168 heures. gov.uk conseille lui-même de contacter votre conseil local pour obtenir des informations sur la procédure de demande : passez donc cet appel cette semaine et demandez quels sont leurs délais.

Tant que vous êtes dans les licences : les licences d'établissement en Angleterre et au pays de Galles comportent des conditions obligatoires définies par le Licensing Act 2003 (Mandatory Licensing Conditions) (Amendment) Order 2014. Traduction pour la réunion de préparation : toute offre sur les boissons du Nouvel An passe par le titulaire de la licence avant d'arriver sur une affiche.

La musique est une autorisation distincte. Une licence de divertissement délivrée par votre autorité locale n'est pas une licence musicale : PPL PRS, qui exploite TheMusicLicence au Royaume-Uni, indique que vous aurez tout de même besoin d'une licence musicale pour votre bar ou votre pub. Si vous la détenez déjà et que la soirée ajoute un DJ ou un groupe live, vous pouvez les contacter et ils peuvent modifier l'usage musical sur votre licence existante. Si vous ne la détenez pas et que la soirée comprend de la musique diffusée ou jouée en public, ils peuvent mettre en place un permis temporaire couvrant l'usage musical lors de l'événement. Et vérifiez ce point en novembre plutôt qu'à 23h le 31 : avant d'utiliser des plateformes comme Spotify, Apple Music ou YouTube dans l'établissement, PPL PRS vous invite à vérifier que leurs conditions d'utilisation autorisent un usage commercial.

S-4 semaines : la carte, la mise en place et la billetterie

Écrivez la carte que vous pouvez réellement exécuter avec le personnel dont vous disposerez réellement. Moins de références, de plus grosses séries, et tout ce qui peut être préparé à l'avance l'est. Si la nourriture chaude fait partie du plan, notez qu'en Angleterre et au pays de Galles, la vente de nourriture ou de boisson chaude au public entre 23h et 5h constitue une activité soumise à licence à part entière, appelée late night refreshment - encore un point à confirmer plutôt qu'à supposer.

Décidez maintenant si une option sans alcool ou à faible teneur en alcool figure sur la carte. Si oui, accordez-lui la même attention en matière de prix et de préparation qu'à tout le reste. Cet arbitrage coûte moins cher en novembre qu'à 21h le soir même.

Si vous passez par la billetterie, construisez la page de l'événement cette semaine et publiez-la avec la politique de remboursement que vous comptez conserver, puisqu'après publication vous ne pouvez que l'assouplir, sauf à rembourser les commandes et dépublier l'événement. Ensuite, arrêtez de retoucher les conditions et commencez à vendre.

S-3 semaines : publier là où les gens regardent déjà

Votre Google Business Profile occupe la surface que les gens consultent quand ils recherchent le nom de votre établissement, et les posts que vous publiez apparaissent sur Search et Maps.

Utilisez un post de type Événement. Il demande un titre, des dates et des heures de début et de fin ; si vous omettez les heures, l'événement s'affiche comme durant 24 heures sur ces dates. Rédigez-le maintenant et programmez sa publication pour plus tard. Trois points à intégrer dès la conception :

• Google examine chaque post au regard de sa politique de contenu après publication : un post peut donc rester en attente ou revenir refusé. Ne découvrez pas cela le 30 décembre.
• Les secteurs réglementés, alcool compris, peuvent utiliser les posts mais ne doivent pas y inclure de contenu sur les produits. Faites la promotion de la soirée, pas des boissons.
• Laissez le numéro de téléphone en dehors de la description. Les posts qui en contiennent un peuvent être refusés si le numéro ne peut pas être vérifié auprès de l'établissement.

Donnez aussi une plage de dates à votre post : les posts de plus de 6 mois sont archivés si aucune plage de dates n'est définie. Et si vous exploitez un établissement de restauration mono-site aux États-Unis, au Royaume-Uni, au Canada, en Australie ou en Nouvelle-Zélande, les posts mis en avant de Google sont actuellement disponibles en anglais pour exactement ce groupe, ce qui rend vos posts d'événement et d'offre d'autant plus importants à soigner.

Les réseaux sociaux et l'e-mail portent le même message et le même lien de réservation. Un seul contenu, répété, vaut mieux que cinq variantes astucieuses que personne ne voit deux fois. Pour la version longue de la promotion d'une soirée récurrente, notre guide de stratégie marketing pour les soirées quiz détaille la cadence hebdomadaire dont ce plan s'inspire.

S-2 semaines : le planning et le brief

Construisez le planning à partir du déroulé de soirée ci-dessous, pas d'une grille de services vierge. Nommez un responsable pour chaque poste : la porte et les contrôles à l'entrée, la salle, le bar, le créneau d'animation, le moment du compte à rebours et la fermeture. Un nom par poste, écrit noir sur blanc.

Puis faites le brief. Une seule page : le déroulé de la soirée avec les horaires, qui fait quoi à chaque étape, les règles d'entrée en mots simples, la politique de refus de service, où se trouve l'eau, ce qui se passe si la salle atteint sa capacité, et qui tranche sur tout ce qui ne figure pas sur la page. Distribuez-la avant le 31 décembre, pas pendant.

De l'ouverture à minuit : le déroulé de la soirée

La tranche entre l'ouverture des portes et le compte à rebours est la partie de la soirée qui ne contient aucun temps fort intégré. Donnez-lui une forme.

• De l'ouverture à 21h30. Accueil, placement, première tournée. Rien de scénarisé. Le responsable de la porte tient le comptage.
• 21h30. Premier temps fort. Court, sonore, évident : une boisson mise en avant sur les écrans, le premier tirage de la tombola si une cause locale est impliquée, le premier set du groupe.
• 22h15. Le créneau animé. Trente à quarante-cinq minutes de quelque chose qui oriente toute la salle dans la même direction, avec une pause bar prévisible autour.
• 23h15. Dernière grande poussée. Lots, gagnants, dernier appel pour le plateau du compte à rebours.
• 23h50. Préparation du compte à rebours. Tout le monde en salle, personne au réassort.
• Minuit. Faites le décompte, puis laissez la salle être une salle.
• 0h30. Second souffle ou décrue, selon vos horaires et votre licence.

Ce créneau animé est l'endroit où une soirée jeu gagne sa place. C'est une option parmi d'autres - musique live, DJ ou tombola - et elle convient aux salles qui veulent que tout le monde regarde dans la même direction à une heure fixe, sans engager de groupe. Le logiciel de quiz pour bars de Quizado transforme le téléviseur accroché au mur et les téléphones dans les poches de vos clients en une soirée quiz que vos propres équipes peuvent animer : les joueurs scannent le QR code affiché à l'écran ou saisissent le code d'accès dans un navigateur, sans téléchargement ni création de compte. Notez que Quizado indique clairement que c'est à vous de détenir la licence musicale dont votre établissement ou votre événement a besoin, et qu'il ne fournit ni n'organise cette licence - ce qui renvoie directement à la tâche de S-5. Pour la mécanique de construction d'une soirée saisonnière de bout en bout, notre guide du quiz de bar pour les fêtes en propose la version Noël et Thanksgiving, et le guide du music bingo est la variante la moins exigeante en préparation si personne ne veut de questions lues à voix haute à 22h.

S-1 semaine : horaires exceptionnels, comptages finaux et corvées

Dites à Google que vous êtes ouvert. Les horaires exceptionnels existent exactement pour cela : des horaires d'ouverture modifiés sur une courte période, pour un maximum de 6 jours consécutifs. Google suggère aussi de confirmer vos horaires pour les jours fériés officiels, même lorsqu'ils correspondent à vos horaires habituels - cela vaut le coup pour le 1er janvier, quoi que vous décidiez d'en faire.

Deux mécanismes prennent les gens au dépourvu. Un même bloc d'horaires exceptionnels ne peut pas dépasser 24 heures. Et les horaires exceptionnels ne s'affichent que si vos horaires d'ouverture sont réglés sur « Ouvert avec les horaires principaux ».

Le reste de la semaine est ingrat. Confirmez les fournisseurs et la commande de verrerie et de glace au regard de votre chiffre de capacité, imprimez le déroulé de soirée, chargez tout ce qui doit l'être, testez l'écran et l'appareil de l'animateur dans la salle lumières baissées, et confirmez avec la cuisine le nombre final de couverts ou de billets.

1er et 2 janvier : la transition

La soirée n'est pas le livrable. L'activité de janvier l'est.

Le 1er janvier, remettez vos horaires exceptionnels en accord avec la réalité et publiez un post pour remercier la salle. Le 2 janvier, faites trois choses à tête reposée : comparez le comptage réel et la dépense par personne aux deux hypothèses notées en S-6, listez les trois choses qui ont cassé, et fixez la date de votre prochain événement récurrent pour que l'élan ait où aller. Un soir de semaine calme en janvier est un bien meilleur test d'un format reproductible que ne le sera jamais le Nouvel An, et notre guide pour animer des soirées quiz en semaine traite de ce suivi.

Le compte à rebours en un bloc

• S-6 : modèle d'entrée, capacité, hypothèse de dépense par personne.
• S-5 : variation de licence ou temporary event notice, licence musicale, règles locales confirmées.
• S-4 : carte, liste de mise en place, page de billetterie publiée avec sa politique de remboursement définitive.
• S-3 : post Événement programmé sur le Business Profile, réseaux sociaux et e-mail en ligne.
• S-2 : responsables nommés, brief d'une page rédigé.
• S-1 : horaires exceptionnels définis, comptages confirmés, matériel testé.
• 31 décembre : déroulez la feuille.
• 2 janvier : comparez les chiffres, programmez la prochaine soirée.

Choisissez le plan plutôt que les thèmes. Les thèmes ont toujours été la partie facile.