Ideias de promoção para bares no Réveillon: um plano de contagem regressiva de seis semanas para donos de estabelecimentos

O Réveillon é a única noite do ano em que os clientes decidem com semanas de antecedência onde querem estar à meia-noite. Esse é justamente o problema da maioria das ideias de promoção para bares no Réveillon: elas chegam como uma lista sem data de temas, serviço de garrafa e hashtags, e um tema escolhido em 20 de dezembro é um tema que ninguém teve tempo de preparar. Então, aqui vai um calendário no lugar disso. Seis semanas de decisões, cada uma destravando a seguinte, um roteiro para as horas entre a abertura das portas e a contagem regressiva, e uma transição para o movimento de janeiro.

Uma observação antes de a contagem começar. Licenciamento, promoções de bebida alcoólica, venda de ingressos e direitos musicais variam de país para país e, muitas vezes, de município para município. Os detalhes abaixo vêm de fontes do Reino Unido e dos Estados Unidos e são exemplos do tipo de regra que existe, não exigências universais. Seja o que for que você leia aqui, confirme na sua própria jurisdição e com a sua própria licença.

T-6 semanas: decida como o cliente entra

Uma decisão define o formato de todo o resto, e não é o tema. É como o cliente atravessa a porta.

• Entrada franca. Nada para administrar, nada para reembolsar e, do lado do cliente, nenhum compromisso também.
• Com ingresso. Você fica com nomes e um número antecipado, além de algumas obrigações. No Eventbrite, a política de reembolso só pode ser definida depois que você cria um tipo de ingresso pago, e a política fica visível para os participantes na página do evento e na confirmação do pedido. Permitir reembolsos é o padrão, configurado para 7 dias antes do evento. Se optar por não permitir reembolsos, os participantes não poderão solicitá-los, mas um evento cancelado ainda precisa ser reembolsado. O mais importante para o planejamento: depois que o evento é publicado, você só consegue mudar para uma política mais flexível — para torná-la mais rígida, é preciso antes reembolsar os pedidos e despublicar o evento. Ou seja: decida antes de publicar, não depois.
• Depósito por mesa ou consumação mínima. O meio-termo. O cliente assume algum compromisso e o seu salão continua sendo seu.

Depois, escreva dois números ao lado do modelo escolhido: a capacidade para a qual você está vendendo e o gasto por pessoa que está assumindo. Rotule os dois como premissas, porque é exatamente isso que eles são. Você vai compará-los com a realidade no dia 2 de janeiro.

T-5 semanas: a papelada que corre no relógio dos outros

Comece as autorizações agora, porque o cronograma não é seu.

Horários primeiro. Estender o horário de venda de bebida alcoólica é o movimento óbvio de Réveillon e, na Inglaterra e no País de Gales, o gov.uk usa exatamente esse exemplo de alteração substancial que exige uma variação completa da licença do estabelecimento — um processo muito parecido com o de solicitar uma licença nova, pela mesma taxa. Para uma mudança pequena e de baixo risco, talvez você possa recorrer à via da variação menor, mais barata e mais rápida. Um evento pontual às vezes pode acontecer sob um temporary event notice, que cobre eventos com menos de 500 pessoas e duração máxima de 168 horas. A própria orientação do gov.uk é procurar o conselho local para se informar sobre o processo de solicitação, então faça esse contato esta semana e pergunte qual é o prazo deles.

Já que você está tratando de licenciamento: na Inglaterra e no País de Gales, as licenças de estabelecimento trazem condições obrigatórias previstas no Licensing Act 2003 (Mandatory Licensing Conditions) (Amendment) Order 2014. Tradução para a reunião de planejamento: qualquer promoção de bebida do Réveillon passa pela conferência de quem detém a licença antes de virar cartaz.

Música é uma autorização à parte. Uma licença de entretenimento da sua autoridade local não é uma licença de música — a PPL PRS, que opera o TheMusicLicence no Reino Unido, afirma que você ainda vai precisar de uma licença de música para o seu bar ou pub. Se você já tem a licença e a noite acrescenta um DJ ou uma atração ao vivo, dá para entrar em contato com eles para alterar o uso de música na licença existente. Se você não tem licença e a noite inclui música tocada ou executada em público, eles podem providenciar uma autorização temporária para cobrir o uso de música no evento. E confira este item em novembro, não às 23h do dia 31: antes de usar plataformas como Spotify, Apple Music ou YouTube no estabelecimento, a PPL PRS orienta verificar se os termos e condições permitem uso comercial.

T-4 semanas: o cardápio, a lista de preparo e a página de ingressos

Escreva o cardápio que você consegue de fato executar com a equipe que de fato vai ter. Menos itens, lotes maiores, tudo o que puder ser preparado com antecedência já pronto. Se comida quente faz parte do plano, vale notar que, na Inglaterra e no País de Gales, a venda de comida ou bebida quente ao público entre 23h e 5h é uma atividade licenciável à parte, chamada late night refreshment — mais uma coisa para confirmar em vez de supor.

Decida agora se haverá uma opção sem álcool ou de baixo teor alcoólico na lista. Se houver, dê a ela a mesma atenção de preço e de preparo que você dá ao resto. Essa decisão sai mais barata em novembro do que às 21h da noite do evento.

Se for vender ingressos, monte a página do evento esta semana e publique com a política de reembolso que pretende manter, já que, depois de publicar, você só pode flexibilizá-la — a menos que reembolse os pedidos e despublique o evento. Depois, pare de editar os termos e comece a vender.

T-3 semanas: publique onde as pessoas já estão olhando

Seu Google Business Profile ocupa a superfície que as pessoas consultam quando pesquisam o nome do seu estabelecimento, e as postagens que você publica aparecem na Pesquisa e no Maps.

Use uma postagem de Evento. Ela aceita um título, datas e horários de início e de término; se você deixar os horários de fora, o evento aparece como se durasse 24 horas nessas datas. Escreva agora e programe para publicar depois. Três pontos para levar em conta:

• O Google analisa cada postagem em relação à política de conteúdo depois da publicação, então uma postagem pode ficar pendente ou voltar como não aprovada. Não deixe essa descoberta para 30 de dezembro.
• Setores regulados, inclusive o de bebidas alcoólicas, podem usar postagens, mas não podem incluir conteúdo sobre os produtos. Divulgue a noite, não as bebidas.
• Deixe o telefone fora da descrição. Postagens que incluem um número podem ser rejeitadas se ele não puder ser verificado em relação à empresa.

Dê também um intervalo de datas à postagem: postagens com mais de 6 meses são arquivadas, a menos que um intervalo de datas seja definido. E se você tem um negócio de alimentos e bebidas de uma única unidade nos Estados Unidos, no Reino Unido, no Canadá, na Austrália ou na Nova Zelândia, as postagens em destaque do Google estão disponíveis no momento em inglês exatamente para esse grupo, o que faz valer a pena caprichar nas postagens de evento e de oferta.

Redes sociais e e-mail levam a mesma mensagem e o mesmo link de reserva. Um material só, repetido, funciona melhor do que cinco variações espertas que ninguém vê duas vezes. Para a versão longa de como divulgar uma noite recorrente, nosso guia de estratégia de marketing para noites de quiz cobre a cadência semanal da qual este plano tira inspiração.

T-2 semanas: a escala e o briefing

Monte a escala a partir do roteiro da noite logo abaixo, não de uma grade de turnos em branco. Nomeie um responsável para cada função: porta e conferência de entrada, salão, bar, o bloco de entretenimento, o momento da contagem regressiva e o fechamento. Um nome por função, por escrito.

Depois, faça o briefing. Uma única página: o roteiro da noite com horários, quem faz o quê em cada etapa, as regras de entrada em palavras simples, a política de recusa de venda, onde fica a água, o que acontece se o salão atingir a capacidade e quem decide sobre qualquer coisa que não esteja na página. Entregue antes do dia 31 de dezembro, não durante.

Da abertura à meia-noite: o roteiro da noite

O trecho entre a abertura das portas e a contagem regressiva é a parte da noite que não tem nenhum acontecimento embutido. Dê uma forma a ele.

• Abertura até 21h30. Recepção, acomodação, primeira rodada. Nada roteirizado. O responsável pela porta controla a contagem.
• 21h30. Primeiro número. Curto, alto, evidente: um destaque de bebida nas telas, o primeiro sorteio se houver uma causa local envolvida, o primeiro set da banda.
• 22h15. O bloco apresentado. Trinta a quarenta e cinco minutos de algo que aponte a sala inteira na mesma direção, com uma pausa previsível no bar em volta.
• 23h15. Último grande empurrão. Prêmios, vencedores, última chamada para a bandeja da virada.
• 23h50. Preparação da contagem regressiva. Todo mundo no salão, ninguém repondo estoque.
• Meia-noite. Faça a contagem regressiva e depois deixe a sala ser uma sala.
• 00h30. Segundo fôlego ou desaceleração, conforme o seu horário e a sua licença.

É nesse bloco apresentado que uma noite de jogos conquista seu lugar. Ela é uma opção entre música ao vivo, DJ ou sorteio, e combina com salas que querem todo mundo olhando para a mesma direção em um horário marcado, sem contratar uma banda. O software de bar trivia da Quizado transforma a TV da sua parede e os celulares no bolso dos clientes em uma noite de quiz que a sua própria equipe consegue conduzir, e os participantes escaneiam o QR code na tela ou digitam o código de acesso no navegador, sem download e sem conta. Vale notar que a Quizado diz com todas as letras que a licença de música de que o seu estabelecimento ou evento precisar é responsabilidade sua e que ela não fornece nem providencia essa licença, o que remete direto à tarefa de T-5. Para a mecânica de montar uma noite temática de ponta a ponta, nosso guia de trivia de fim de ano em bares faz a versão de Natal e Ação de Graças, e o guia de music bingo é a variante de menor preparo para quando ninguém quer perguntas lidas em voz alta às 22h.

T-1 semana: horários especiais, números finais e as tarefas sem graça

Avise ao Google que você está aberto. Os horários especiais existem exatamente para isso: horários de funcionamento que mudam por um breve período, por até 6 dias seguidos. O Google também sugere confirmar os horários em feriados oficiais mesmo quando eles coincidem com os de sempre — vale fazer isso para 1º de janeiro, seja lá o que você decidir fazer com a data.

Dois detalhes pegam as pessoas de surpresa. Um único conjunto de horários especiais não pode passar de 24 horas. E os horários especiais só aparecem se o horário da sua empresa estiver definido como "Aberto com horário principal".

O resto da semana não tem glamour. Confirme fornecedores e o pedido de copos e gelo em relação ao seu número de capacidade, imprima o roteiro da noite, carregue o que precisar ser carregado, teste a tela e o aparelho do apresentador na própria sala com as luzes baixas e confirme com a cozinha o número final de pessoas ou de ingressos.

1º e 2 de janeiro: a virada

A noite não é a entrega. O movimento de janeiro é.

No dia 1º de janeiro, ajuste os horários especiais para a realidade e publique uma atualização agradecendo à casa. No dia 2, faça três coisas com a cabeça fria: compare o número real de pessoas e o gasto por pessoa com as duas premissas que você anotou no T-6, anote as três coisas que deram errado e marque a data do seu próximo evento recorrente para que a embalagem tenha para onde ir. Uma noite tranquila de meio de semana em janeiro é um teste melhor de um formato repetível do que o Réveillon jamais será, e nosso guia sobre como fazer noites de quiz em dias de semana cobre esse acompanhamento.

A contagem regressiva em um bloco só

• T-6: modelo de entrada, capacidade, premissa de gasto por pessoa.
• T-5: variação da licença ou temporary event notice, licença de música, regras locais confirmadas.
• T-4: cardápio, lista de preparo, página de ingressos publicada com a política de reembolso definitiva.
• T-3: postagem de evento no Business Profile programada, redes sociais e e-mail no ar.
• T-2: escala com nomes definidos, briefing de uma página escrito.
• T-1: horários especiais definidos, números confirmados, equipamentos testados.
• 31 de dezembro: execute o roteiro.
• 2 de janeiro: compare os números, marque a próxima noite.

Fique com o plano, não com os temas. Os temas sempre foram a parte fácil.