Come ottenere più prenotazioni di gruppo nel tuo ristorante o bar: un programma di eventi privati che chiude le richieste

Le prenotazioni di gruppo sono i coperti migliori che farai in tutto il mese. Tavoli più grandi, prenotati in anticipo, con il costo del cibo noto prima ancora che qualcuno si sieda. Quindi, se ti stai chiedendo come ottenere più prenotazioni di gruppo nel tuo ristorante o bar, parti da un'idea scomoda: la maggior parte dei locali non ha un problema di richieste, ha un problema di risposte. La richiesta arriva, nessuno se ne occupa, e il locale che risponde per primo con informazioni pertinenti spesso si ritrova in vantaggio.

Quello che segue è un programma di eventi privati che puoi costruire questo mese senza software per eventi, senza un event manager e senza una nuova sala. Tripleseat, che vende software per eventi, afferma che gli eventi privati e semi-privati possono generare il 30% di ricavi in più rispetto al normale servizio al tavolo, perché i gruppi spendono di più e permettono di pianificare in anticipo i costi del cibo. È una loro affermazione, non una tua previsione. Costruisci il programma, poi giudicalo sui numeri della tua cassa.

Definisci che cosa stai vendendo davvero

Fai un giro della sala con un taccuino prima di scrivere una sola riga di marketing. Elenca ogni spazio che un gruppo potrebbe occupare, pensando all'accesso di personale e ospiti alla cucina, al bar e ai bagni. Un magazzino poco utilizzato o uno spazio esterno può essere ripensato come area eventi. Non hai una sala separata? Dividi una parte della sala esistente con la disposizione dei tavoli, mezze pareti, tende o arredi creativi e vendila come spazio semi-privato.

Poi disegna ogni spazio. Uno schema visivo aiuta i potenziali clienti a immaginare il loro evento e dice al tuo personale come allestire la sala. Scrivi accanto la capienza per ogni configurazione, perché chi organizza vuole planimetrie con dimensioni e capienze per le varie configurazioni prima ancora di volere aggettivi. Seduti 24, in piedi 40, buyout completo 60. Tre righe, fatto.

Il pacchetto eventi da una pagina

Ora il documento che vende mentre tu sei in sala. Crea qualche pacchetto che i clienti possano prenotare in fretta: una cena intima, un evento aziendale di media grandezza, un buyout completo. Tre livelli bastano.

Il tuo menù per gli eventi non è il tuo menù abituale. Elenca diverse opzioni di portate o antipasti e fai scegliere al cliente da una a tre. Meno scelte, cucina più tranquilla, costo prevedibile.

Poi la riga degli extra. Wifi, A/V e supporto tecnico, sale per sessioni separate, illuminazione e segnaletica interna o esterna possono essere tutte opzioni dell'evento, alcune incluse nel pacchetto e altre a pagamento. Di' chiaramente quali sono le une e quali le altre.

Esponi i prezzi apertamente. Non devi pubblicare tutto, ma offri fasce di prezzo generali, i dettagli dei pacchetti o una spiegazione chiara di come è strutturato il prezzo. Chiudi con una breve FAQ che risponda a ciò che chi organizza chiede sempre: caparre, politiche di cancellazione, restrizioni sui fornitori, tempi di allestimento e smontaggio. Ogni domanda a cui rispondi nella pagina è un'email che non dovrai scrivere.

Minimi di spesa, fissati per serata e non a sensazione

Un minimo per gli eventi è il requisito minimo che deve essere soddisfatto perché un evento si tenga nel tuo locale in una determinata data. Può essere un numero di ospiti, un budget per il catering oppure un minimo food & beverage, cioè una cifra stabilita che deve essere spesa in cibo e bevande durante l'evento.

Calcolalo partendo dai costi, non da quanto chiede il locale in fondo alla strada. Metti a prezzo i piatti e le bevande, poi il lavoro: il personale necessario per gestire l'evento, dagli chef al servizio in sala, dai barman agli addetti alle pulizie. Aggiungi i costi fissi.

Poi fallo variare in base alla data. I minimi sono spesso più alti nelle date più richieste, come il sabato o i giorni di festa, quando la domanda è maggiore, mentre nei momenti di bassa stagione, come i giorni infrasettimanali o le stagioni intermedie, può servire un minimo più basso per attirare prenotazioni. È tutto qui il trucco per un locale con i martedì vuoti. Un minimo morbido infrasettimanale non è uno sconto, è gestione del prezzo in base alla disponibilità. E non confrontarti con la sala ricevimenti dall'altra parte della città: i ristoranti hanno in genere minimi di spesa più bassi rispetto alle sale eventi tradizionali, perché offrono uno spazio più piccolo.

Metti il numero nel pacchetto. Tripleseat suggerisce una formula del tipo: "I nostri spazi per eventi privati prevedono minimi food & beverage che dipendono dal tipo di evento e dal giorno della settimana, a partire da $1,200". I minimi vanno comunicati chiaramente durante il processo di prenotazione, e vale la pena tenere d'occhio quali minimi e quali pacchetti propongono i locali simili della tua zona.

Caparre, cancellazioni e costo del servizio

Due documenti, due funzioni. Il contratto dell'evento è l'accordo legale formale tra il locale e il cliente: definisce i termini economici, gli obblighi legali, le politiche di cancellazione e l'intesa complessiva tra le due parti. Il documento operativo è il banquet event order. Il contratto tutela il rapporto commerciale, mentre il BEO aiuta il team del locale a realizzare l'evento come si deve.

Scrivi il contratto prima di averne bisogno, specificando quali servizi fornisci e che cosa chiedi al cliente. Questi fogli operativi si chiamano comunemente banquet event order, o BEO.

Poi verifica le regole del posto in cui lavori davvero, perché è qui che i consigli generici mettono nei guai i locali. I termini delle caparre, i costi di servizio, le regole di cancellazione e il modo in cui puoi pubblicizzare un prezzo dipendono tutti dalla giurisdizione. La California è un esempio: la SB 478 rende illegale per la maggior parte delle imprese pubblicizzare o indicare per un bene o un servizio un prezzo che non comprenda tutti i costi o gli oneri obbligatori, a eccezione di determinate imposte pubbliche e delle spese di spedizione. I costi obbligatori applicati da ristoranti, bar e altri specifici operatori della ristorazione sono esclusi, purché il costo sia indicato in modo chiaro e ben visibile ovunque compaiano i prezzi. La maggior parte di quelle regole, inoltre, non si applica agli importi previsti da un contratto o da un menù di servizi di banchetto o catering, e i costi per servizi o prestazioni realmente facoltativi non devono essere inclusi nel prezzo pubblicizzato. Il tuo Paese, la tua regione o la tua città possono dire altro. Chiedi una volta a un professionista del posto, poi scrivi la risposta nel pacchetto.

Da dove arrivano le richieste, e chi segue ciascuna

Elenca i tuoi canali e metti un nome accanto a ognuno: modulo sul sito, telefono, chi entra di persona, email, Instagram, Google. Poi togli attrito a ciascuno.

Prima il modulo. Chiedi subito le informazioni essenziali: contatti di chi organizza, tipo di evento, date indicative con eventuali alternative, numero stimato di ospiti ed esigenze principali. Nient'altro. Assicurati che il modulo sia facile da compilare da qualsiasi dispositivo. Se la tua pagina eventi è a tre clic di profondità, sistemala come sistemeresti qualunque altra serata prenotabile: l'approccio della nostra guida su come mettere una serata prenotabile sul tuo sito vale esattamente anche per una pagina di eventi privati.

Google è un canale, non una scheda. Un profilo dell'attività rivendicato e verificato può aggiungere ai propri contatti un'opzione WhatsApp o di messaggistica, anche se le opzioni di chat sono al momento disponibili solo in alcune aree e potrebbero non esserlo per il tuo profilo. Gli strumenti che permettono a chi organizza di inviare richieste direttamente dalle principali piattaforme di ricerca possono aumentare sensibilmente il volume di contatti. Tieni la scheda stessa sempre aggiornata con una routine settimanale di 20 minuti per il profilo Google Business.

Il pubblico, tra l'altro, non si sta restringendo. Perfect Venue cita le proiezioni del Bureau of Labor Statistics: una crescita occupazionale del 6% per chi organizza meeting, convegni ed eventi fino al 2035, con circa 16.800 posizioni aperte ogni anno.

Lo standard di risposta

Una sola regola, scritta dove il team possa vederla: punta a rispondere alle richieste entro 24 ore, meglio se molto prima. In un mercato competitivo, il primo locale che risponde con informazioni pertinenti spesso si ritrova in vantaggio. Conferma subito la ricezione, poi rispondi per bene.

La risposta non è una brochure. Richiama i dettagli della loro richiesta e proponi suggerimenti o soluzioni su misura. Ecco la forma che può avere:

Grazie per il messaggio su giovedì 17 dicembre per trenta ospiti, Dana. Giovedì è libero, e trenta persone stanno nella sala sul retro in piedi, oppure ventiquattro sedute.

Il minimo infrasettimanale per quella sala è più basso di quello del sabato, e un menù da due portate lo copre senza problemi. In allegato il pacchetto: tre menù, lo schema della sala, i termini di caparra e cancellazione.

Due domande. Il numero di persone è definitivo, e volete la sala tutta per voi dalle sette o dalle otto?

Posso tenere la data fino a venerdì. Procedo?

Quattro mosse: confermare la data, rispondere alla domanda sui soldi prima che la facciano, qualificare con una o due domande, indicare il passo successivo. Per un evento più grande o più complicato, lascia perdere la tastiera. Una telefonata veloce o una videochiamata può risolvere i dubbi molto più in fretta di una catena di email.

Passala alla sala

Una volta che la prenotazione è chiusa, la vendita finisce e comincia l'esecuzione. Un banquet event order è un documento dettagliato che contiene tutte le informazioni critiche necessarie per realizzare un evento: nome dell'evento, numero di ospiti, tempistiche, disposizione della sala, scelte di cibo e bevande, restrizioni alimentari, necessità di personale, informazioni sui fornitori e attrezzatura audio-video. Tieni una versione principale e ritagliala per ogni squadra, così la cucina riceve i piatti, le restrizioni alimentari e i tempi di servizio, mentre la sala riceve l'allestimento, i flussi degli ospiti, il personale e gli orari di arrivo.

Il personale è una decisione, non un ripensamento. Puoi spostare sugli eventi il personale di sala che hai già oppure inserire persone dedicate solo agli eventi. In entrambi i casi, fissa i turni per tempo e fai il briefing alla squadra prima dell'apertura, come nella nostra guida su come gestire il personale delle serate evento tra turni, rapporti e briefing di inizio servizio.

La riga dell'intrattenimento tra gli extra

Alcuni gruppi vogliono una cena. Altri vogliono una cena e poi qualcosa da fare, ed è una riga che puoi mettere a prezzo accanto all'A/V e alla segnaletica nel pacchetto.

Un'ora di game show dopo che i piatti sono stati sparecchiati è la versione più semplice, perché lo schermo ce l'hai già. Il software per il trivia da bar che il tuo staff può gestire da solo è una delle strade possibili: Quizado è un software, non un evento con presentatore, e non mandiamo nessuno sul posto. Auto-Host, incluso in Pro e Business, conduce la serata da solo e si occupa del tempo, della rivelazione delle risposte e dei punteggi, quindi non serve un quiz master, oppure è un responsabile a guidarla dal telefono. È un prezzo fisso al mese, qualunque sia il numero di serate che organizzi, e questo conta quando l'extra è occasionale e non settimanale. Bar Trivia, Family Face-Off, QuizoParty e Music Bingo arrivano da un unico account, con Music Bingo su Pro e Business. Il tuo logo, i tuoi colori e il tuo sfondo vanno sul grande schermo con Business. E Family Face-Off, QuizoParty e Territory funzionano senza internet dalle app desktop e mobile con un piano a pagamento, cosa utile da sapere se la tua sala eventi è un buco nero per il Wi-Fi.

Sono soprattutto le richieste aziendali a prendere questa strada, quindi tieni pronta una risposta quando ti chiedono che altro potrebbe comprendere la serata, e indirizzale ai game show di team building per i gruppi aziendali. I comitati di beneficenza sono l'altro accostamento naturale, e una serata quiz a scopo benefico dà a chi organizza un motivo per riempirti la sala in una sera che non avresti comunque venduto.

Prendi i contatti dell'organizzatore prima che se ne vada

La prenotazione di gruppo più economica che farai mai è quella dell'anno scorso. Costruisci un'abitudine di chiusura da cinque minuti: chi ha organizzato, email e telefono, la data, il numero di persone, quanto hanno speso davvero rispetto al minimo e una riga su che cosa cambieresti. Archivia tutto dove il te stesso dell'anno prossimo lo troverà, non in una chat di gruppo.

Poi mettilo in agenda. Scrivi a quell'organizzatore undici mesi dopo, prima che inizi a guardarsi intorno. Quegli stessi dati ti dicono anche se i tuoi prezzi sono giusti: se una percentuale significativa di clienti non raggiunge il minimo e si vede semplicemente addebitare quella cifra, il minimo potrebbe essere troppo alto per la tua clientela.

Costruiscilo in quattro settimane

Prima settimana: spazi, schemi, capienze. Seconda settimana: tre pacchetti, menù e minimi fissati serata per serata. Terza settimana: contratto, modello di BEO e FAQ. Quarta settimana: la pagina web, il modulo, lo standard di risposta e un responsabile con nome e cognome per ogni canale.

Poi misura quattro numeri ogni mese: richieste ricevute, tempo di risposta mediano, richieste convertite e spesa a testa rispetto al minimo. Rivedi i minimi per gli eventi a cadenza annuale o semestrale, per tenerli allineati ai tuoi costi e all'andamento del mercato.

Niente di tutto questo richiede un software. Richiede un pacchetto, un numero, una risposta e qualcuno il cui compito è inviarla prima che lo faccia il locale in fondo alla strada.