Turni del personale di bar per le serate evento: piani turni, rapporti e briefing pre-turno

Pianificare i turni del personale di bar per una serata evento è un lavoro diverso dal pianificarli per una normale serata di apertura, e gran parte dei problemi nasce proprio dal trattarli allo stesso modo. Un martedì qualunque ha una salita graduale. Una serata quiz, una serata di music bingo o un game show hanno un muro: la sala si riempie di colpo, tutte le squadre vogliono da bere negli stessi dieci minuti, e poi cala il silenzio nell'istante in cui parte la prima domanda. Organizza i turni come un servizio ordinario e ti ritrovi con la coda prima ancora di cominciare, e poi tre persone a lucidare bicchieri durante il secondo round.

È la parte che quasi tutte le guide agli eventi saltano. Non come condurre la serata. Come coprirla con il personale.

Copri la curva di arrivo, non l'orario di inizio

L'orario stampato sulla locandina non è l'orario in cui il tuo banco viene preso d'assalto. Le squadre spesso arrivano in anticipo per accaparrarsi un tavolo e ordinare il primo giro tutte insieme, poi consumano meno mentre le domande sono in corso e tornano a ordinare durante la pausa. Sono tre picchi di domanda distinti dentro un solo turno, e solo uno dei tre è scritto sulla locandina.

La forma dell'arrivo conta quanto il numero di persone. Le indicazioni sull'organico per gli eventi lo dicono chiaramente: quando gli ospiti entrano alla spicciolata nell'arco di circa mezz'ora, puoi permetterti un rapporto barista/ospiti più alto. Quando arrivano tutti nello stesso momento, per lo stesso numero di persone serve un rapporto più basso. Le serate evento tendono al secondo caso. Le squadre prenotate si coordinano. Arrivano insieme.

Quindi misura la tua curva prima di toccare il piano turni. Per tre serate, chiedi a chi sta all'ingresso di segnare le presenze a blocchi di quindici minuti e di annotare quando la coda al banco era più lunga. Fai lo stesso per la pausa. Due o tre settimane di dati così valgono più di qualsiasi regola generale, perché riguardano la tua sala, il tuo pubblico e la tua carta. Se accetti prenotazioni di squadre e promuovi bene la serata con la tua routine settimanale su Google Business Profile e sui social, avrai anche una stima approssimativa delle presenze con giorni di anticipo, invece di una sorpresa.

Poi costruisci il piano turni per blocchi, anziché su un unico orario di inizio:

• Blocco preparazione. Prima dell'apertura, nessun ospite. Ghiaccio, bicchieri, guarnizioni, preparazioni in batch, lo schermo e il kit del presentatore.
• Blocco ingresso. La copertura più pesante. Arrivi, primi giri, registrazione delle squadre, POS che lavorano di continuo.
• Blocco live. Più tranquillo al banco, più intenso in sala. Le persone giocano, non fanno la fila.
• Blocco pausa. Il secondo picco. È qui che la serata guadagna o perde la sua spesa al bar, ed è facile restare scoperti se il piano turni tratta il cuore della serata come un unico tratto piatto.
• Blocco chiusura. Sala che si svuota, il momento dei vincitori, cassa e riallestimento.

Rapporti al banco: un punto di partenza, non una regola

I rapporti pubblicati sono utili per una prima bozza. Una guida all'organizzazione di eventi indica un barista ogni settantacinque ospiti come il livello che di solito garantisce un servizio efficiente, e consiglia uno ogni cinquanta o meno quando è previsto un solo barista, a seconda che si servano birra, vino e analcolici oppure si gestisca un bar completo. La stessa fonte spiega perché la carta cambia i conti: il servizio di birra, vino e analcolici è molto più rapido di quello di un bar completo, perché l'ordinazione richiede meno tempo e preparare un drink miscelato richiede più tempo che versare una birra o un vino.

Proprio quest'ultimo punto è quello su cui si può agire nelle serate evento. Se il banco è lento all'ingresso, la soluzione spesso è la carta, non il piano turni. Una lista ridotta per la serata, un cocktail della casa preparato in batch e una lavagna dei drink ben visibile fanno scorrere la coda più in fretta di un paio di mani in più su un menù di cocktail completo.

Tratta qualsiasi rapporto come una bozza di partenza e correggilo con i tuoi conteggi. Una sala con servizio al tavolo, cibo da portare ai tavoli, un solo POS o un lungo tragitto tra banco e tavoli si comporta in modo completamente diverso da un rinfresco in piedi. E tieni presente che i livelli di organico rientrano anche in norme che cambiano da Paese a Paese e da regione a regione: orari, straordinari, pause e durata minima dei turni sono regolati a livello locale, quindi verifica che cosa si applica dove operi prima di fissare uno schema.

Lascia spazio di lavoro al banco

Un rapporto presuppone che le persone possano fisicamente servire. Le stesse indicazioni suggeriscono un'area di servizio del bar di almeno cinque piedi ogni cento ospiti, e circa quattro piedi di spazio di lavoro per ciascun barista. Due persone stipate nella stessa postazione non servono il doppio più in fretta.

Conta anche la collocazione, e in una serata evento conta di più, perché devi gestire anche le linee di visuale verso lo schermo. Il consiglio è di tenere l'area di servizio delle bevande lontana dall'ingresso, perché metterla lì crea congestione in una zona già molto trafficata, e di separare il servizio di cibo e bevande in modo che il flusso attraversi la sala invece di addensarsi in un punto. A meno che la sala non sia molto grande o il pubblico molto numeroso, unire le aree di servizio in un'unica area più ampia aumenta l'efficienza del servizio invece di dividere la folla su due postazioni piccole.

Per una serata di gioco aggiungi una regola in più: la coda non deve stare davanti allo schermo. Se succede, passerai tutta la serata a chiedere alle persone di spostarsi, e quel compito finisce sempre su chi meno può permettersi di fermarsi.

Chi conduce la sala e chi versa

Una serata evento ha tre ruoli, e l'errore più comune è affidarne due alla stessa persona.

Il presentatore sta al microfono, guida lo schermo, tiene il ritmo e gestisce le contestazioni. Il presentatore non può versare. Nel momento in cui passa dietro al banco, la sala perde il suo centro e la serata si affloscia. Se usi un software per presentare il trivia e mandare le domande sul grande schermo, il carico amministrativo cala, ma il lavoro umano di leggere la sala non sparisce.

La sala si occupa dei tavoli: registrazione, fogli squadra, raccolta delle risposte quando è su carta, riordino tra un round e l'altro e la spinta commerciale durante la pausa. È il tuo ruolo di vendita. Chi passa a tutti i tavoli nella pausa venderà più di un barista che aspetta che le persone arrivino da lui.

Il banco si occupa della velocità. Di nient'altro. Non del microfono, non dei punteggi, non dell'ingresso.

In un locale piccolo potresti avere solo due persone. Allora rendi esplicito il passaggio di consegne: il presentatore gestisce la registrazione fino alla prima domanda, il banco si occupa di tutto il resto e il presentatore torna in sala durante la pausa invece di nascondersi dietro allo schermo. I formati creano quantità di lavoro diverse, quindi organizza i turni sul formato che stai davvero proponendo. Una classica serata di bar trivia si svolge in round di domande a cui le squadre rispondono dal telefono; il music bingo è un tipo di round all'interno di una partita Trivia e non una modalità di gioco separata, quindi valuta come la tua scaletta carica il ruolo di sala prima di fissare i turni.

Il briefing pre-turno di dieci minuti

Lo strumento di gestione del personale più economico che hai sono dieci minuti in piedi prima dell'apertura. Non una riunione. Un briefing, nello stesso ordine, ogni settimana, così la squadra sa che arriva.

1. La forma della serata. Apertura, prima domanda, orario della pausa, fine prevista.
2. Le presenze attese. Squadre prenotate, più il numero abituale di persone senza prenotazione.
3. Chi fa cosa. Presentatore, sala, banco, ingresso. Dillo ad alta voce, così nessuno dà niente per scontato.
4. Il piano arrivi. Chi sta al banco durante il blocco ingresso e dove va la seconda persona quando si sfolla.
5. Il focus sui drink. Una cosa sola che vuoi vendere stasera, e la frase esatta da dire. Non tre cose.
6. La coreografia della pausa. Chi gira i tavoli, chi prende le ordinazioni di cibo, chi resta al banco.
7. I segnali del presentatore. Il segnale per l'ultimo giro prima dell'inizio di un round e il segnale per un tavolo problematico.
8. Note di casa e di sicurezza. Rifiuto del servizio, percorsi accessibili, dove si trova il premio, chi tiene il fondo cassa.
9. Un giro di domande. Chiedi letteralmente: c'è qualcosa che non è chiaro? Dieci secondi di silenzio vanno benissimo.

Tienilo sul telefono e leggilo. Il punto è la costanza.

Preparazione e batch prima dell'apertura

Ogni minuto che guadagni prima dell'apertura è un minuto che non perdi in coda. Il blocco preparazione deve essere una checklist fissa: ghiaccio in quantità superiore a quella che pensi di usare, bicchieri già lucidati, guarnizioni tagliate, il batch della casa pronto, POS carichi e testati, numeri dei tavoli fuori, penne e foglietti per le risposte sui tavoli se li usi, e il premio bene in vista, così si vende da solo.

Fai il controllo tecnico nello stesso blocco, non dopo che la gente è arrivata: schermo, audio, microfono, batterie di scorta, il cavo che dimentichi sempre. Un presentatore che fa la prova audio a sala piena ha già perso la partenza.

Scaglionare la chiusura

Non mettere tutti in turno fino allo stesso minuto. La sala si svuota per fasi, quindi libera il personale per fasi: una persona va via quando la sala si sfoltisce e inizia a pulire dietro al servizio, una copre gli ultimi drink e una terza, la chiudente, si occupa della cassa e del riallestimento per il giorno dopo. Inserisci il momento dei vincitori nella scaletta invece di lasciare che capiti mentre due persone accatastano le sedie: è la parte che gli ospiti raccontano agli altri. Infine, annota l'orario di fine reale accanto a quello previsto dai turni. Se sfori ogni settimana, è sbagliato il piano turni, non la tua squadra.

Il tuo presentatore è un dipendente o un collaboratore autonomo?

Molti locali ingaggiano un presentatore esterno. Non è solo una questione di budget, e sbagliare ha un costo. Le indicazioni fiscali statunitensi affermano che è fondamentale che i titolari d'impresa determinino correttamente se le persone che prestano servizi siano dipendenti o collaboratori autonomi. La differenza pratica è economica: per un dipendente in genere si trattengono e si versano le imposte sul reddito e i contributi Social Security e Medicare sulla retribuzione, mentre in generale non si devono trattenere né versare imposte sui pagamenti ai collaboratori autonomi.

Il criterio non è come viene intitolato il contratto. L'IRS raggruppa gli elementi di controllo e indipendenza in tre categorie, comportamentale, finanziaria e tipo di rapporto, e la domanda comportamentale è se l'impresa controlli o abbia il diritto di controllare che cosa fa il lavoratore e come lo fa. Le indicazioni sono esplicite nel dire che va guardato il quadro complessivo: l'essenziale è esaminare l'intero rapporto e considerare l'ampiezza del diritto di dirigere e controllare il lavoratore. Dove resta un dubbio, l'impresa o il lavoratore possono presentare il Modulo SS-8 e chiedere all'IRS di determinare lo status. Sbagliare senza una base ragionevole può renderti responsabile delle imposte sul lavoro dipendente per quella persona.

Nel Regno Unito il quadro normativo è separato, e lo status di una persona ai fini del diritto del lavoro può differire da quello che ha ai fini fiscali. Tribunali e corti possono pronunciarsi in via definitiva sullo status occupazionale, e Acas, o la Labour Relations Agency nell'Irlanda del Nord, fornisce consulenza su status, diritti dei lavoratori e responsabilità del datore di lavoro. Altrove le categorie e i criteri sono diversi ancora. La risposta onesta per qualsiasi gestore: tutto questo varia da Paese a Paese e da regione a regione, quindi fatti consigliare a livello locale prima di definire l'accordo, e metti per iscritto come sei arrivato a quella decisione.

Come indicazione operativa di massima: se stabilisci tu gli orari, i copioni e i metodi del presentatore, e la serata è il tuo prodotto, sei più vicino a un rapporto di lavoro dipendente che all'ingaggio di un autonomo. Lascia che sia il tuo consulente a confermarlo.

Scrivilo una volta, poi riusalo

Il premio per averlo fatto bene è che lo fai bene una volta sola. Un piano turni costruito sulla curva di arrivo, un banco dimensionato sulla sala, tre ruoli chiaramente assegnati e un briefing di dieci minuti sono un modello che puoi applicare a qualsiasi evento in calendario, comprese le serate più affollate. Usalo per una raccolta fondi con quiz di beneficenza, per una serata di proiezione della partita, per un piano per il countdown di Capodanno e per un mese fiacco in cui ogni ora di turno conta, come un piano di gestione per il Dry January.

Stesso modello, serata diversa. Il trucco è tutto qui.