Pomysły na sylwestrową promocję baru: plan odliczania na sześć tygodni dla właścicieli lokali

Sylwester to jedyna noc w roku, kiedy goście na kilka tygodni wcześniej decydują, gdzie chcą być o północy. I na tym polega kłopot z większością pomysłów na sylwestrową promocję baru: przychodzą jako lista motywów, butelek przy stoliku i hashtagów bez jednej daty, a motyw wybrany 20 grudnia to motyw, wokół którego nikt nie zdążył nic zaplanować. Dlatego zamiast listy jest tu kalendarz. Sześć tygodni decyzji, z których każda odblokowuje kolejną, scenariusz nocy na godziny między otwarciem drzwi a odliczaniem oraz przekazanie do styczniowych obrotów.

Jedna rzecz, zanim zacznie się odliczanie. Przepisy o zezwoleniach, promocjach alkoholu, sprzedaży biletów i prawach do muzyki różnią się w zależności od kraju, a często także od gminy. Konkrety poniżej pochodzą ze źródeł brytyjskich i amerykańskich i są przykładami tego, jakiego rodzaju przepisy w ogóle istnieją, a nie uniwersalnymi wymogami. Cokolwiek tu przeczytasz, potwierdź to w swojej jurysdykcji i przy swoim zezwoleniu.

T-6 tygodni: zdecyduj, jak gość wchodzi do lokalu

Jedna decyzja nadaje kształt wszystkiemu innemu i nie jest nią motyw przewodni. Chodzi o to, jak gość przekracza próg.

• Wstęp wolny. Nic do obsługiwania, nic do zwracania i żadnego zobowiązania ze strony gościa.
• Bilety. Z góry masz nazwiska i liczbę osób, a do tego kilka obowiązków. W Eventbrite politykę zwrotów można ustawić dopiero po utworzeniu płatnego typu biletu, a sama polityka jest widoczna dla uczestników na stronie wydarzenia i w potwierdzeniu zamówienia. Domyślnie zwroty są dozwolone, z terminem 7 dni przed wydarzeniem. Jeśli zdecydujesz się ich nie dopuszczać, uczestnicy nie mogą o nie wystąpić, ale za odwołane wydarzenie i tak trzeba zwrócić pieniądze. Najważniejsze dla planowania: po opublikowaniu wydarzenia możesz zmienić politykę wyłącznie na bardziej elastyczną — żeby ją zaostrzyć, musisz najpierw zwrócić pieniądze za zamówienia i cofnąć publikację wydarzenia. Zdecyduj więc przed publikacją, nie po.
• Kaucja za stolik lub minimalna kwota zamówienia. Droga pośrednia. Gość do czegoś się zobowiązuje, a plan sali zostaje twój.

Potem dopisz obok modelu dwie liczby: pojemność, na którą sprzedajesz, i zakładany utarg na głowę. Oznacz je jako założenia, bo dokładnie tym są. Porównasz je z rzeczywistością 2 stycznia.

T-5 tygodni: formalności, przy których zegar należy do kogoś innego

Zacznij załatwiać pozwolenia teraz, bo harmonogram nie należy do ciebie.

Najpierw godziny. Wydłużenie godzin sprzedaży alkoholu to oczywisty sylwestrowy ruch, a w Anglii i Walii gov.uk podaje dokładnie ten przykład jako istotną zmianę wymagającą pełnej zmiany (variation) zezwolenia na lokal — procedury bardzo podobnej do wniosku o nowe zezwolenie i przy tej samej opłacie. Przy drobnej, mało ryzykownej zmianie możesz zamiast tego skorzystać ze ścieżki minor variation, tańszej i szybszej. Jednorazowe wydarzenie czasem da się przeprowadzić na podstawie temporary event notice, które obejmuje wydarzenia dla mniej niż 500 osób i trwające nie dłużej niż 168 godzin. Samo gov.uk radzi skontaktować się z lokalnym urzędem po informacje o procedurze — więc zadzwoń w tym tygodniu i zapytaj, jak wygląda ich harmonogram.

Skoro już jesteś przy zezwoleniach: zezwolenia na lokal w Anglii i Walii niosą obowiązkowe warunki określone w Licensing Act 2003 (Mandatory Licensing Conditions) (Amendment) Order 2014. Tłumaczenie na język spotkania planistycznego: każdą sylwestrową promocję na drinki sprawdza osoba odpowiedzialna za zezwolenie, zanim trafi ona na plakat.

Muzyka to osobne pozwolenie. Licencja na rozrywkę od lokalnego urzędu nie jest licencją muzyczną — PPL PRS, które prowadzi w Wielkiej Brytanii TheMusicLicence, informuje, że na bar lub pub nadal potrzebna będzie licencja muzyczna. Jeśli już ją masz, a wieczór dodaje DJ-a albo zespół na żywo, możesz się z nimi skontaktować, a oni mogą zmienić zakres wykorzystania muzyki w twojej dotychczasowej licencji. Jeśli jej nie masz, a w programie jest muzyka odtwarzana lub wykonywana publicznie, mogą przygotować tymczasowe pozwolenie obejmujące wykorzystanie muzyki na wydarzeniu. I sprawdź to w listopadzie, a nie o 23:00 trzydziestego pierwszego: zanim użyjesz w lokalu platform takich jak Spotify, Apple Music czy YouTube, PPL PRS każe sprawdzić, czy ich regulamin dopuszcza użycie komercyjne.

T-4 tygodnie: menu, lista przygotowań i strona biletowa

Ułóż menu, które naprawdę wykonasz zespołem, jaki naprawdę będziesz mieć. Mniej pozycji, większe partie, wszystko przygotowane wcześniej, co tylko da się przygotować. Jeśli w planie jest ciepłe jedzenie, pamiętaj, że w Anglii i Walii sprzedaż ciepłego jedzenia lub napojów publicznie między 23:00 a 5:00 jest osobną działalnością wymagającą zezwolenia, zwaną late night refreshment — kolejna rzecz do potwierdzenia, a nie do założenia.

Zdecyduj teraz, czy na liście znajdzie się opcja bezalkoholowa lub niskoalkoholowa. Jeśli tak, poświęć jej tyle samo uwagi przy wycenie i przygotowaniu co wszystkiemu innemu. Ta decyzja jest tańsza w listopadzie niż o 21:00 w sylwestra.

Jeśli sprzedajesz bilety, zbuduj stronę wydarzenia w tym tygodniu i opublikuj ją z polityką zwrotów, przy której zamierzasz zostać, bo po publikacji możesz ją już tylko poluzować — chyba że zwrócisz pieniądze za zamówienia i cofniesz publikację. Potem przestań edytować warunki i zacznij sprzedawać.

T-3 tygodnie: publikuj tam, gdzie ludzie i tak patrzą

Twój profil firmy w Google leży na powierzchni, którą ludzie sprawdzają, wpisując nazwę twojego lokalu, a publikowane posty pokazują się w wyszukiwarce i w Mapach.

Użyj posta typu Wydarzenie. Wymaga tytułu oraz dat i godzin rozpoczęcia i zakończenia, a jeśli pominiesz godziny, wydarzenie wyświetli się jako trwające 24 godziny w tych dniach. Napisz go teraz i zaplanuj publikację na później. Trzy rzeczy, pod które warto zaprojektować:

• Google sprawdza każdy post pod kątem zasad dotyczących treści już po publikacji, więc post może czekać na weryfikację albo wrócić jako niezatwierdzony. Nie zostawiaj tego odkrycia na 30 grudnia.
• Branże regulowane, w tym alkohol, mogą korzystać z postów, ale nie mogą zamieszczać treści o samych produktach. Promuj wieczór, nie drinki.
• Nie podawaj numeru telefonu w opisie. Posty zawierające numer mogą zostać odrzucone, jeśli nie da się go zweryfikować z firmą.

Nadaj postowi także zakres dat: posty starsze niż 6 miesięcy trafiają do archiwum, o ile zakres dat nie został ustawiony. A jeśli prowadzisz jednolokalizacyjną firmę gastronomiczną w USA, Wielkiej Brytanii, Kanadzie, Australii lub Nowej Zelandii, wyróżnione posty Google są obecnie dostępne po angielsku dokładnie dla tej grupy, co tym bardziej uzasadnia staranne przygotowanie postów o wydarzeniu i ofercie.

Social media i e-mail niosą ten sam komunikat i ten sam link do rezerwacji. Jeden materiał, powtórzony, bije pięć sprytnych wariantów, których nikt nie zobaczy dwa razy. Dłuższą wersję promowania cyklicznego wieczoru znajdziesz w naszym przewodniku po strategii marketingowej wieczoru quizowego, który opisuje tygodniowy rytm, z którego ten plan czerpie.

T-2 tygodnie: grafik i odprawa

Zbuduj grafik na podstawie poniższego scenariusza nocy, a nie na pustej siatce zmian. Wyznacz osobę odpowiedzialną za każde zadanie: drzwi i kontrola wejścia, sala, bar, blok rozrywkowy, moment odliczania i zamknięcie. Jedno nazwisko do jednego zadania, zapisane.

Potem zrób odprawę. Jedna strona: przebieg nocy z godzinami, kto co robi na każdym etapie, zasady wejścia prostym językiem, polityka odmowy obsługi, gdzie jest woda, co się dzieje, gdy sala osiągnie maksymalną pojemność, i kto podejmuje decyzję w sprawach spoza tej kartki. Rozdaj ją przed 31 grudnia, a nie w trakcie.

Od otwarcia do północy: scenariusz nocy

Odcinek między otwarciem drzwi a odliczaniem to ta część nocy, która nie ma w sobie wbudowanego wydarzenia. Nadaj jej kształt.

• Od otwarcia do 21:30. Powitanie, sadzanie gości, pierwsza kolejka. Nic ze scenariusza. Osoba przy drzwiach pilnuje liczby.
• 21:30. Pierwszy punkt programu. Krótki, głośny, oczywisty: drink wyróżniony na ekranach, pierwsze losowanie loterii, jeśli w grę wchodzi lokalna zbiórka, pierwszy set zespołu.
• 22:15. Blok prowadzony. Trzydzieści do czterdziestu pięciu minut czegoś, co kieruje całą salę w jedną stronę, z przewidywalną przerwą na bar wokół niego.
• 23:15. Ostatnie duże uderzenie. Nagrody, zwycięzcy, ostatnie zamówienia na tacę do odliczania.
• 23:50. Przygotowanie do odliczania. Wszyscy na sali, nikt nie uzupełnia zapasów.
• Północ. Odlicz, a potem pozwól sali być salą.
• 00:30. Drugi oddech albo wyciszenie, zależnie od twoich godzin i twojego zezwolenia.

Ten prowadzony blok to miejsce, w którym wieczór z grą zarabia na swoje miejsce. Jest jedną z opcji obok muzyki na żywo, DJ-a czy loterii i pasuje do sal, które chcą, żeby wszyscy patrzyli w tę samą stronę o ustalonej godzinie, bez wynajmowania zespołu. Oprogramowanie do barowych quizów od Quizado zamienia telewizor na ścianie i telefony w kieszeniach gości w wieczór quizowy, który poprowadzi twój własny personel, a gracze skanują kod QR z ekranu albo wpisują kod dołączenia w przeglądarce — bez pobierania aplikacji i bez zakładania konta. Zwróć uwagę, że Quizado mówi wprost, iż to ty posiadasz licencję muzyczną, jakiej wymaga twój lokal lub wydarzenie, i że Quizado jej nie zapewnia ani nie załatwia — co prowadzi prosto z powrotem do zadania z T-5. Mechanikę budowania sezonowego wieczoru od początku do końca opisuje nasz przewodnik po świątecznych quizach barowych w wersji na Boże Narodzenie i Święto Dziękczynienia, a przewodnik po muzycznym bingo to wariant z mniejszym nakładem przygotowań, jeśli nikt nie chce o 22:00 czytać pytań na głos.

T-1 tydzień: godziny specjalne, ostateczne liczby i nudne zadania

Powiedz Google, że jesteś otwarty. Godziny specjalne służą dokładnie temu: to godziny otwarcia zmienione na krótki okres, maksymalnie przez 6 kolejnych dni. Google sugeruje też potwierdzanie godzin w oficjalne święta, nawet jeśli pokrywają się ze zwykłymi — warto to zrobić dla 1 stycznia, cokolwiek z nim planujesz.

Dwie mechaniki potrafią zaskoczyć. Pojedynczy zestaw godzin specjalnych nie może przekraczać 24 godzin. I godziny specjalne pokażą się tylko wtedy, gdy godziny firmy są ustawione na „Otwarte w głównych godzinach”.

Reszta tygodnia jest mało efektowna. Potwierdź dostawców oraz zamówienie szkła i lodu względem swojej liczby miejsc, wydrukuj scenariusz nocy, naładuj wszystko, co wymaga ładowania, przetestuj ekran i urządzenie prowadzącego w sali przy przygaszonym świetle i potwierdź w kuchni ostateczną liczbę gości lub biletów.

1 i 2 stycznia: przekazanie

Noc nie jest produktem końcowym. Są nim styczniowe obroty.

1 stycznia przywróć godziny specjalne do stanu zgodnego z prawdą i opublikuj post z podziękowaniem dla sali. 2 stycznia zrób na chłodno trzy rzeczy: porównaj rzeczywistą liczbę gości i utarg na głowę z dwoma założeniami zapisanymi w T-6, zanotuj trzy rzeczy, które się posypały, i ustal datę kolejnego cyklicznego wydarzenia, żeby rozpęd miał dokąd pójść. Cichy styczniowy wieczór w tygodniu jest lepszym testem powtarzalnego formatu, niż sylwester kiedykolwiek będzie, a nasz przewodnik po prowadzeniu wieczorów quizowych w dni powszednie opisuje właśnie tę kontynuację.

Całe odliczanie w jednym bloku

• T-6: model wejścia, pojemność, założony utarg na głowę.
• T-5: zmiana zezwolenia lub temporary event notice, licencja muzyczna, potwierdzone przepisy lokalne.
• T-4: menu, lista przygotowań, strona biletowa opublikowana z ostateczną polityką zwrotów.
• T-3: zaplanowany post o wydarzeniu w profilu firmy, social media i e-mail w ruchu.
• T-2: grafik z nazwiskami, jednostronicowa odprawa.
• T-1: ustawione godziny specjalne, potwierdzone liczby, przetestowany sprzęt.
• 31 grudnia: realizuj scenariusz.
• 2 stycznia: porównaj liczby, zarezerwuj kolejny wieczór.

Wybierz plan zamiast motywów przewodnich. Motywy zawsze były tą łatwą częścią.