Como conseguir mais reservas de grupos no seu restaurante ou bar: um programa de eventos privados que fecha contatos

Reservas de grupos são as melhores mesas que você vai atender no mês inteiro. Mesas maiores, reservadas com antecedência, com o custo da comida conhecido antes de alguém sentar. Então, se você está tentando descobrir como conseguir mais reservas de grupos no seu restaurante ou bar, comece por uma ideia incômoda: a maioria dos estabelecimentos não tem um problema de contatos, tem um problema de resposta. A consulta chega, ninguém assume, e o estabelecimento que responde primeiro com informação relevante costuma sair na frente.

O que vem a seguir é um programa de eventos privados que você pode montar ainda neste mês, sem software de eventos, sem gerente de eventos e sem sala nova. A Tripleseat, que vende software de eventos, afirma que eventos privados e semiprivados podem gerar 30% mais receita do que o consumo comum no salão, porque grupos gastam mais e permitem planejar os custos de comida com antecedência. A afirmação é deles, não a sua previsão. Monte o programa e depois julgue pelo seu próprio caixa.

Defina o que você está realmente vendendo

Percorra a casa com um caderno antes de escrever uma linha de marketing. Liste cada ambiente que um grupo poderia ocupar, pensando no acesso de equipe e convidados à cozinha, ao bar e aos banheiros. Um depósito subutilizado ou uma área externa pode ser redesenhado como espaço de eventos. Não tem sala separada? Separe parte do salão atual com a disposição das mesas, meias-paredes, cortinas ou decoração criativa e venda como semiprivado.

Depois desenhe cada espaço. Um diagrama visual ajuda o cliente em potencial a imaginar o evento e diz à sua equipe como montar a sala. Anote ao lado a capacidade de cada montagem, porque quem organiza quer plantas com dimensões e capacidades para diferentes formatos antes de querer adjetivos. Sentados 24, em pé 40, exclusividade total 60. Três linhas, pronto.

O pacote de eventos em uma página

Agora o documento que vende enquanto você está no salão. Crie alguns pacotes que o cliente possa reservar rápido: um jantar intimista, um evento corporativo de porte médio, uma exclusividade total do espaço. Três níveis já bastam.

Seu cardápio de eventos não é o cardápio de todo dia. Liste opções diferentes de pratos ou entradas e peça ao cliente para escolher de uma a três. Menos escolhas, cozinha mais calma, custo previsível.

Depois, a linha de adicionais. Wi-Fi, áudio e vídeo (A/V) e suporte técnico, salas de apoio, iluminação e sinalização interna ou externa podem todos ser opções do evento, algumas incluídas no pacote e outras cobradas à parte. Deixe claro o que é o quê.

Precifique de forma aberta. Você não precisa publicar tudo, mas ofereça faixas gerais de preço, detalhes dos pacotes ou uma explicação clara de como o preço é estruturado. Feche com um FAQ curto respondendo o que quem organiza sempre pergunta: sinais, políticas de cancelamento, restrições a fornecedores e horários de montagem e desmontagem. Cada pergunta respondida na página é um e-mail que você nunca escreve.

Mínimos definidos pelo dia da semana, não pelo humor

Um mínimo de evento é a exigência mínima que precisa ser cumprida para que um evento aconteça no seu espaço em determinada data. Pode ser um número de convidados, um orçamento de catering ou um mínimo de comida e bebida, ou seja, um valor fixo que precisa ser gasto em comida e bebida durante o evento.

Calcule a partir do custo, não a partir do que a casa da esquina cobra. Precifique os itens do cardápio e as bebidas, depois a mão de obra: a equipe necessária para rodar o evento, de cozinheiros a garçons, bartenders e pessoal de limpeza. Some os custos fixos.

Depois, varie por data. Os mínimos costumam ser mais altos em datas disputadas, como sábados ou feriados, quando a demanda é maior, enquanto períodos de baixa, como dias de semana ou temporadas intermediárias, podem pedir mínimos menores para atrair reservas. É esse o truque inteiro para um estabelecimento com terças vazias. Um mínimo mais brando no meio de semana não é desconto, é precificação de estoque. E não se compare com o salão de festas do outro lado da cidade: restaurantes geralmente têm consumos mínimos menores do que casas de eventos tradicionais porque oferecem um espaço menor.

Coloque o número no pacote. A Tripleseat sugere uma redação na linha de "Nossos espaços para eventos privados têm mínimos de comida e bebida que dependem do tipo de evento e do dia da semana, a partir de $1,200." Os mínimos devem ser comunicados com clareza durante o processo de reserva, e vale ficar de olho nos mínimos e pacotes que estabelecimentos parecidos da sua região estão oferecendo.

Sinal, cancelamento e taxa de serviço

Dois documentos, duas funções. Um contrato de evento é o acordo jurídico formal entre o estabelecimento e o cliente: define os termos financeiros, as obrigações legais, as políticas de cancelamento e o acordo geral entre vocês dois. O documento operacional é a banquet event order. O contrato protege a relação comercial, enquanto o BEO ajuda a equipe do estabelecimento a executar o evento.

Escreva o contrato antes de precisar dele, detalhando quais serviços você está oferecendo e o que exige do cliente. Essas fichas operacionais são comumente chamadas de banquet event orders, ou BEOs.

Depois, confira as regras do lugar onde você de fato opera, porque é aqui que conselho genérico mete estabelecimento em encrenca. Prazos de sinal, taxas de serviço, regras de cancelamento e a forma como você pode anunciar um preço dependem todos da jurisdição. A Califórnia é um exemplo: a SB 478 torna ilegal que a maioria das empresas anuncie ou exiba o preço de um produto ou serviço sem incluir todas as taxas ou cobranças obrigatórias, com exceção de certos impostos governamentais e custos de frete. Taxas obrigatórias cobradas por restaurantes, bares e alguns outros fornecedores de alimentos ficam de fora, desde que a taxa seja exibida de forma clara e visível onde quer que os preços apareçam. A maior parte dessas regras também não se aplica a cobranças feitas com base em um contrato ou cardápio de banquete ou de serviço de catering, e taxas por serviços ou recursos genuinamente opcionais não precisam estar incluídas no preço anunciado. Seu país, estado ou cidade pode dizer outra coisa. Pergunte uma vez a um profissional local e depois escreva a resposta no pacote.

Por onde chegam as consultas e quem é dono de cada uma

Liste seus canais e coloque um nome em cada: formulário do site, telefone, visita presencial, e-mail, Instagram, Google. Depois tire o atrito de cada um.

O formulário primeiro. Peça as informações essenciais logo de cara: contato de quem organiza, tipo de evento, datas estimadas com opções de flexibilidade, número estimado de convidados e exigências principais. Nada além disso. Garanta que o formulário seja fácil de preencher em qualquer dispositivo. Se a sua página de eventos está a três cliques de distância, resolva isso do mesmo jeito que resolveria qualquer outra noite reservável: a abordagem do nosso guia sobre colocar uma noite reservável no seu próprio site se aplica diretamente a uma página de eventos privados.

O Google é um canal, não um cadastro. Um Google Business Profile reivindicado e verificado pode adicionar WhatsApp ou mensagem de texto às informações de contato, embora as opções de chat estejam hoje disponíveis apenas em algumas regiões e possam não estar disponíveis no seu perfil. Ferramentas que permitem que organizadores enviem consultas diretamente das plataformas de busca mais populares podem aumentar bastante o volume de contatos. Mantenha o perfil alimentado com uma rotina semanal de 20 minutos no Google Business Profile.

O público também não está encolhendo. A Perfect Venue cita projeções do Bureau of Labor Statistics de crescimento de 6% no emprego de organizadores de reuniões, convenções e eventos até 2035, com cerca de 16.800 vagas por ano.

O padrão de resposta

Uma regra, escrita onde a equipe consiga ver: busque responder às consultas em até 24 horas, de preferência bem antes disso. Num mercado competitivo de espaços, o primeiro a responder com informação relevante costuma sair na frente. Confirme o recebimento na hora e depois responda direito.

A resposta não é um folheto. Faça referência aos detalhes da consulta e ofereça sugestões ou soluções sob medida. O formato é mais ou menos este:

Obrigado pela mensagem sobre quinta-feira, 17 de dezembro, para trinta convidados, Dana. Quinta está livre, e trinta pessoas cabem na sala dos fundos em pé, ou vinte e quatro sentadas.

O mínimo de meio de semana para essa sala é menor que o nosso valor de sábado, e um menu de dois pratos cobre isso com folga. Pacote em anexo: três cardápios, o diagrama da sala e os termos de sinal e cancelamento.

Duas perguntas. O número de convidados está fechado? E vocês querem a sala só para o grupo a partir das sete ou das oito?

Posso segurar a data até sexta. Seguro?

Quatro movimentos: confirmar a data, responder à pergunta sobre dinheiro antes que ela venha, qualificar com uma ou duas perguntas e definir um próximo passo. Para um evento maior ou mais bagunçado, deixe a digitação de lado. Uma ligação rápida ou uma videochamada resolve dúvidas muito mais rápido que uma troca de e-mails.

Passe para o salão

Depois de fechado, a venda para e a execução começa. Uma banquet event order é um documento detalhado que reúne todos os detalhes críticos necessários para executar um evento: nome do evento, número de convidados, cronograma, layout da sala, escolhas de comida e bebida, restrições alimentares, necessidades de equipe, informações de fornecedores e equipamento de áudio e vídeo. Mantenha uma versão mestre e recorte uma para cada time, para que a cozinha receba itens do cardápio, restrições alimentares e horários de serviço, enquanto o salão recebe montagem da sala, fluxo de convidados, escala e horários de chegada.

A equipe é uma decisão, não um detalhe de última hora. Você pode remanejar o pessoal do salão ou contratar gente exclusiva para eventos. De um jeito ou de outro, defina a escala cedo e oriente o time antes de abrir as portas, como no nosso guia sobre escalar a equipe em noites de evento com escalas, proporções e briefing de pré-turno.

A linha de adicionais de entretenimento

Alguns grupos querem jantar. Outros querem jantar e depois ter o que fazer, e essa é uma linha que você pode precificar no pacote, ao lado de A/V e sinalização.

Uma hora de game show depois que os pratos saem é a versão mais fácil, porque a tela já é sua. Software de bar trivia que a sua própria equipe pode operar é um caminho: a Quizado é software, não um evento com apresentador, e não enviamos ninguém. O Auto-Host, que vem nos planos Pro e Business, conduz a noite sozinho, cuidando do cronômetro, da revelação das respostas e da pontuação, então não é preciso um apresentador, ou um gerente toca tudo pelo celular. É um preço fixo por mês, independentemente de quantas noites você rodar, o que importa quando o adicional é ocasional e não semanal. Bar Trivia, Family Face-Off, QuizoParty e Music Bingo saem de uma única conta, com o Music Bingo nos planos Pro e Business. Seu logo, suas cores e seu próprio plano de fundo aparecem na tela grande no Business. E Family Face-Off, QuizoParty e Territory funcionam sem internet nos aplicativos para desktop e celular em um plano pago, o que vale saber se a sua sala de eventos é um buraco negro de Wi-Fi.

As consultas corporativas são as que mais puxam esse assunto, então tenha uma resposta pronta quando perguntarem o que mais a noite poderia incluir, e aponte para game shows de team building para grupos corporativos. Comitês de ações beneficentes são o outro encaixe natural, e uma noite de quiz beneficente dá a quem organiza um motivo para encher a sua sala numa noite que você não ia vender de qualquer forma.

Registre quem organizou antes que a pessoa vá embora

A reserva de grupo mais barata que você vai conseguir é a do ano passado. Crie um hábito de fechamento de cinco minutos: quem organizou, e-mail e telefone, a data, o número de pessoas, quanto de fato gastaram em relação ao mínimo e uma linha sobre o que você mudaria. Guarde num lugar onde o você do ano que vem vai encontrar, não num grupo de mensagens.

Depois, agende. Mande um e-mail para essa pessoa onze meses depois, antes que ela comece a procurar em qualquer outro lugar. Esses mesmos registros mostram se o seu preço está certo: se uma parcela significativa dos clientes não atinge o mínimo e simplesmente acaba pagando aquele valor, o mínimo pode estar alto demais para o seu público.

Monte em quatro semanas

Semana um: espaços, diagramas, capacidades. Semana dois: três pacotes, cardápios e mínimos definidos dia a dia. Semana três: contrato, modelo de BEO e o FAQ. Semana quatro: a página do site, o formulário, o padrão de resposta e um responsável nomeado para cada canal.

Depois meça quatro números todo mês: consultas recebidas, tempo mediano de resposta, consultas convertidas e gasto por pessoa em relação ao mínimo. Reavalie seus mínimos de evento uma ou duas vezes por ano para mantê-los alinhados aos seus custos e às tendências de mercado.

Nada disso precisa de software. Precisa de um pacote, um número, uma resposta e alguém cuja função é enviar tudo isso antes que o estabelecimento da esquina envie.