Silvester-Aktionen für Bars: Ein Sechs-Wochen-Countdown für Betreiber

Silvester ist die eine Nacht im Jahr, in der Gäste schon Wochen vorher entscheiden, wo sie um Mitternacht sein wollen. Genau das ist das Problem mit den meisten Silvester-Aktionen für Bars: Sie kommen als undatierte Liste aus Mottos, Flaschenservice und Hashtags daher - und ein Motto, das Sie am 20. Dezember festlegen, ist ein Motto, um das herum niemand mehr planen konnte. Hier steht deshalb ein Kalender. Sechs Wochen mit Entscheidungen, von denen jede die nächste freigibt, ein Ablaufplan für die Stunden zwischen Einlass und Countdown und eine Übergabe in das Januargeschäft.

Eine Sache noch, bevor der Countdown startet. Schankrecht, Alkoholwerbung, Ticketing und Musikrechte unterscheiden sich von Land zu Land und oft von Kommune zu Kommune. Die folgenden Details stammen aus britischen und US-amerikanischen Quellen und sind Beispiele dafür, welche Art von Regel es gibt - keine universellen Vorgaben. Was auch immer Sie hier lesen: Prüfen Sie es gegen Ihre eigene Rechtslage und Ihre eigene Konzession.

T-6 Wochen: entscheiden, wie ein Gast hereinkommt

Eine einzige Entscheidung gibt allem anderen seine Form, und es ist nicht das Motto. Es ist die Frage, wie ein Gast durch die Tür kommt.

• Freier Eintritt. Nichts zu verwalten, nichts zu erstatten - und auch keine Verbindlichkeit aufseiten des Gastes.
• Mit Ticket. Sie bekommen Namen und vorab eine Zahl, dazu einige Pflichten. Bei Eventbrite lässt sich eine Rückerstattungsrichtlinie erst festlegen, wenn Sie einen kostenpflichtigen Ticket-Typ angelegt haben; die Richtlinie ist für Teilnehmende in der Veranstaltungsanzeige und in der Bestellbestätigung sichtbar. Voreingestellt sind Rückerstattungen erlaubt, und zwar bis 7 Tage vor der Veranstaltung. Schließen Sie Rückerstattungen aus, können Teilnehmende keine beantragen - eine abgesagte Veranstaltung muss trotzdem erstattet werden. Fürs Planen am wichtigsten: Nach der Veröffentlichung können Sie nur noch auf eine großzügigere Richtlinie wechseln. Um strenger zu werden, müssen Sie zuerst alle Bestellungen erstatten und die Veranstaltung zurückziehen. Entscheiden Sie also vor dem Veröffentlichen, nicht danach.
• Tischkaution oder Mindestumsatz. Der Mittelweg. Der Gast bindet sich ein Stück weit, und Ihr Saalplan bleibt Ihrer.

Schreiben Sie dann zwei Zahlen neben das Modell: die Kapazität, für die Sie verkaufen, und den Pro-Kopf-Umsatz, den Sie unterstellen. Kennzeichnen Sie beides als Annahmen, denn genau das sind sie. Am 2. Januar vergleichen Sie sie mit der Wirklichkeit.

T-5 Wochen: der Papierkram, bei dem jemand anderes die Uhr hält

Fangen Sie jetzt mit den Genehmigungen an, denn über den Zeitplan bestimmen nicht Sie.

Zuerst die Öffnungszeiten. Die Ausschankzeiten zu verlängern ist der naheliegende Silvester-Schritt, und in England und Wales führt gov.uk genau dieses Beispiel als wesentliche Änderung an, die eine vollständige Änderung der Betriebsstättenkonzession erfordert - ein Verfahren, das dem Antrag auf eine neue Konzession sehr ähnelt, zur selben Gebühr. Für eine kleine, risikoarme Änderung können Sie unter Umständen den Weg der geringfügigen Änderung nutzen, der günstiger und schneller ist. Eine einmalige Veranstaltung lässt sich manchmal über eine temporäre Veranstaltungsanzeige abwickeln, die Events mit weniger als 500 Personen und einer Dauer von höchstens 168 Stunden abdeckt. gov.uk rät selbst dazu, sich beim zuständigen Gemeinderat zum Antragsverfahren beraten zu lassen - führen Sie dieses Telefonat also diese Woche und fragen Sie nach dem dortigen Zeitplan.

Wenn Sie ohnehin beim Thema Konzession sind: Betriebsstättenkonzessionen in England und Wales sind an verbindliche Auflagen geknüpft, festgelegt in der Licensing Act 2003 (Mandatory Licensing Conditions) (Amendment) Order 2014. Übersetzt für die Planungsrunde: Jedes Silvester-Getränkeangebot wird von der konzessionshaltenden Person geprüft, bevor es auf ein Plakat kommt.

Musik ist eine eigene Genehmigung. Eine Veranstaltungslizenz der Kommune ist keine Musiklizenz - PPL PRS, Betreiber von TheMusicLicence in Großbritannien, weist darauf hin, dass Sie zusätzlich eine Musiklizenz für Ihre Bar oder Ihren Pub brauchen. Wenn Sie sie bereits haben und der Abend um einen DJ oder einen Live-Act ergänzt wird, können Sie sich an PPL PRS wenden; die Musiknutzung lässt sich in der bestehenden Lizenz anpassen. Haben Sie keine und wird beim Event öffentlich Musik gespielt oder aufgeführt, kann dort eine befristete Genehmigung für die Musiknutzung bei der Veranstaltung eingerichtet werden. Und prüfen Sie diesen Punkt im November, nicht am 31. um 23 Uhr: Bevor Sie Dienste wie Spotify, Apple Music oder YouTube im Betrieb einsetzen, sollten Sie laut PPL PRS prüfen, ob deren Nutzungsbedingungen die gewerbliche Nutzung erlauben.

T-4 Wochen: die Karte, die Mise en Place und der Ticketaufbau

Schreiben Sie die Karte, die Sie mit dem Personal, das Sie tatsächlich haben werden, auch abarbeiten können. Weniger Positionen, größere Ansätze, alles vorbereitet, was sich vorbereiten lässt. Wenn warme Speisen Teil des Plans sind: In England und Wales ist der Verkauf von warmen Speisen oder Getränken an die Öffentlichkeit zwischen 23 und 5 Uhr eine eigene genehmigungspflichtige Tätigkeit, late night refreshment genannt - noch so ein Punkt, den man prüfen und nicht annehmen sollte.

Entscheiden Sie jetzt, ob eine alkoholfreie oder alkoholarme Option auf die Karte kommt. Wenn ja, geben Sie ihr dieselbe Aufmerksamkeit bei Preis und Vorbereitung wie allem anderen. Diese Entscheidung ist im November billiger als um 21 Uhr am Abend selbst.

Wenn Sie mit Tickets arbeiten, bauen Sie die Eventseite diese Woche und veröffentlichen Sie sie mit der Rückerstattungsrichtlinie, bei der es bleiben soll - denn nach der Veröffentlichung können Sie sie nur noch lockern, es sei denn, Sie erstatten alle Bestellungen und ziehen die Veranstaltung zurück. Danach hören Sie auf, an den Bedingungen zu feilen, und fangen an zu verkaufen.

T-3 Wochen: dort veröffentlichen, wo ohnehin alle hinschauen

Ihr Google Business Profile liegt auf der Oberfläche, die Leute aufrufen, wenn sie nach dem Namen Ihres Betriebs suchen, und Ihre Beiträge erscheinen in der Suche und in Maps.

Nutzen Sie einen Veranstaltungsbeitrag. Er braucht einen Titel sowie Anfangs- und Enddatum samt Uhrzeiten; lassen Sie die Uhrzeiten weg, wird die Veranstaltung als 24 Stunden lang an diesen Tagen angezeigt. Schreiben Sie ihn jetzt und planen Sie die Veröffentlichung für später. Drei Dinge, die Sie einkalkulieren sollten:

• Google prüft jeden Beitrag nach der Veröffentlichung gegen seine Inhaltsrichtlinien, ein Beitrag kann also in der Prüfung hängen oder abgelehnt zurückkommen. Diese Entdeckung sollten Sie nicht auf den 30. Dezember verschieben.
• Regulierte Branchen, Alkohol eingeschlossen, dürfen Beiträge nutzen, dabei aber keine Inhalte zu den Produkten zeigen. Bewerben Sie den Abend, nicht die Drinks.
• Lassen Sie die Telefonnummer aus der Beschreibung. Beiträge mit Nummer können abgelehnt werden, wenn sich die Nummer nicht dem Unternehmen zuordnen lässt.

Geben Sie dem Beitrag außerdem seinen Zeitraum: Beiträge, die älter als 6 Monate sind, werden archiviert, sofern kein Zeitraum hinterlegt ist. Und wenn Sie einen Gastronomiebetrieb mit nur einem Standort in den USA, Großbritannien, Kanada, Australien oder Neuseeland führen: Googles hervorgehobene Beiträge sind derzeit auf Englisch genau für diese Gruppe verfügbar - Grund genug, Veranstaltungs- und Angebotsbeiträge sauber zu machen.

Social Media und E-Mail transportieren dieselbe Botschaft und denselben Buchungslink. Ein Asset, mehrfach ausgespielt, schlägt fünf clevere Varianten, die niemand zweimal sieht. Die ausführliche Fassung zur Bewerbung eines wiederkehrenden Abends steht in unserem Leitfaden zur Marketingstrategie für Quizabende, der die wöchentliche Taktung beschreibt, bei der sich dieser Plan bedient.

T-2 Wochen: Dienstplan und Briefing

Bauen Sie den Dienstplan aus dem Ablaufplan weiter unten, nicht aus einem leeren Schichtraster. Benennen Sie für jede Aufgabe eine verantwortliche Person: Tür und Einlasskontrolle, Service, Bar, der Programmpunkt, der Moment des Countdowns und der Abschluss. Ein Name pro Aufgabe, schriftlich.

Dann briefen Sie es. Eine einzige Seite: der Ablauf des Abends mit Uhrzeiten, wer bei welchem Schritt was tut, die Einlassregeln in klaren Worten, die Regelung zur Verweigerung der Bedienung, wo das Wasser steht, was passiert, wenn der Raum die Kapazitätsgrenze erreicht, und wer über alles entscheidet, was nicht auf der Seite steht. Verteilen Sie sie vor dem 31. Dezember, nicht mittendrin.

Vom Einlass bis Mitternacht: ein Ablaufplan für den Abend

Die Strecke zwischen Einlass und Countdown ist der Teil des Abends ohne eingebautes Ereignis. Geben Sie ihr eine Form.

• Einlass bis 21:30 Uhr. Begrüßung, Platzierung, erste Runde. Nichts Inszeniertes. Die Türverantwortung hält die Zählung.
• 21:30 Uhr. Erster Programmpunkt. Kurz, laut, eindeutig: ein Getränkehighlight auf den Bildschirmen, die erste Tombola-Ziehung, falls ein lokaler guter Zweck beteiligt ist, das erste Set der Band.
• 22:15 Uhr. Der moderierte Block. Dreißig bis fünfundvierzig Minuten von etwas, das den ganzen Raum in eine Richtung ausrichtet, mit einer planbaren Barpause drumherum.
• 23:15 Uhr. Letzter großer Schub. Preise, Gewinnerinnen und Gewinner, letzte Bestellung für das Countdown-Tablett.
• 23:50 Uhr. Vorbereitung auf den Countdown. Alle auf der Fläche, niemand räumt auf.
• Mitternacht. Herunterzählen, und dann den Raum einfach Raum sein lassen.
• 0:30 Uhr. Zweiter Frühling oder Ausklang, je nach Ihren Zeiten und Ihrer Konzession.

In diesem moderierten Block verdient sich ein Spieleabend seinen Platz. Er ist eine Option neben Live-Musik, DJ oder Tombola und passt zu Räumen, in denen alle zu einer festen Zeit in dieselbe Richtung schauen sollen, ohne dass eine Band gebucht wird. Quizados Bar-Trivia-Software macht aus dem Fernseher an Ihrer Wand und den Handys in den Taschen Ihrer Gäste einen Quizabend, den Ihr eigenes Team moderieren kann; die Mitspielenden scannen den QR-Code auf dem Bildschirm oder tippen den Beitrittscode im Browser ein, ohne Download und ohne Konto. Beachten Sie: Quizado sagt klar, dass Sie selbst die Musiklizenz halten, die Ihr Betrieb oder Ihre Veranstaltung braucht, und dass Quizado diese Lizenz weder bereitstellt noch beschafft - was direkt auf die Aufgabe aus T-5 zurückverweist. Wie man einen saisonalen Abend von Anfang bis Ende aufbaut, zeigt unser Leitfaden zu Bar-Trivia an Feiertagen für die Weihnachts- und Thanksgiving-Variante, und der Leitfaden zu Music Bingo ist die Variante mit weniger Vorbereitung, wenn um 22 Uhr niemand Fragen vorgelesen bekommen möchte.

T-1 Woche: Sonderöffnungszeiten, finale Zahlen und die langweiligen Aufgaben

Sagen Sie Google, dass Sie geöffnet haben. Genau dafür gibt es Sonderöffnungszeiten: Öffnungszeiten, die sich für einen kurzen Zeitraum ändern, für bis zu 6 aufeinanderfolgende Tage. Google empfiehlt außerdem, die Zeiten für offizielle Feiertage zu bestätigen, selbst wenn sie den regulären entsprechen - lohnt sich für den 1. Januar, was auch immer Sie mit ihm vorhaben.

Zwei Mechanismen bringen immer wieder Leute aus dem Tritt. Ein einzelner Satz Sonderöffnungszeiten darf 24 Stunden nicht überschreiten. Und Sonderöffnungszeiten werden nur angezeigt, wenn Ihre Geschäftszeiten auf "Open with main hours" stehen.

Der Rest der Woche ist unglamourös. Lieferanten sowie die Glas- und Eisbestellung gegen Ihre Kapazitätszahl bestätigen, den Ablaufplan ausdrucken, alles aufladen, was geladen werden muss, Bildschirm und Moderationsgerät im Raum bei gedimmtem Licht testen und die finale Gäste- oder Ticketzahl mit der Küche abstimmen.

1. und 2. Januar: die Übergabe

Der Abend ist nicht das Ergebnis. Das Januargeschäft ist es.

Setzen Sie am 1. Januar Ihre Sonderöffnungszeiten auf die Wahrheit zurück und posten Sie ein kurzes Dankeschön an den Raum. Erledigen Sie am 2. Januar mit klarem Kopf drei Dinge: die tatsächliche Gästezahl und den Pro-Kopf-Umsatz gegen die beiden Annahmen aus T-6 halten, die drei Dinge notieren, die schiefgegangen sind, und das Datum Ihres nächsten wiederkehrenden Events festzurren, damit der Schwung irgendwohin kann. Ein ruhiger Wochentagabend im Januar ist ein besserer Test für ein wiederholbares Format, als Silvester es je sein wird - und unser Leitfaden zu Quizabenden an Wochentagen behandelt genau diese Fortsetzung.

Der Countdown in einem Block

• T-6: Einlassmodell, Kapazität, Annahme zum Pro-Kopf-Umsatz.
• T-5: Konzessionsänderung oder temporäre Veranstaltungsanzeige, Musiklizenz, lokale Regeln bestätigt.
• T-4: Karte, Vorbereitungsliste, Ticketseite mit endgültiger Rückerstattungsrichtlinie veröffentlicht.
• T-3: Veranstaltungsbeitrag im Business Profile eingeplant, Social Media und E-Mail live.
• T-2: Dienstplan mit Namen, einseitiges Briefing geschrieben.
• T-1: Sonderöffnungszeiten gesetzt, Zahlen bestätigt, Technik getestet.
• 31. Dezember: den Ablaufplan abarbeiten.
• 2. Januar: die Zahlen vergleichen, den nächsten Abend terminieren.

Entscheiden Sie sich für den Plan statt für die Mottos. Die Mottos waren immer der leichte Teil.