Promotieideeën voor oudejaarsavond in je bar: een aftelplan van zes weken voor horecaondernemers

Oudejaarsavond is de ene avond van het jaar waarop gasten weken van tevoren besluiten waar ze om middernacht willen staan. Dat is precies het probleem met de meeste promotieideeën voor oudejaarsavond in de bar: ze komen binnen als een ongedateerd lijstje thema's, bottle service en hashtags, en een thema dat je op 20 december kiest is een thema waar niemand nog omheen kon plannen. Dus hier staat een kalender. Zes weken aan beslissingen die elkaar stuk voor stuk vlottrekken, een draaiboek voor de uren tussen de opening en het aftellen, en een overdracht naar de handel in januari.

Eén ding voordat het aftellen begint. Vergunningen, alcoholpromoties, ticketing en muziekrechten verschillen per land en vaak per gemeente. De details hieronder komen uit Britse en Amerikaanse bronnen en zijn voorbeelden van het soort regel dat bestaat, geen universele verplichtingen. Wat je hier ook leest: toets het aan je eigen rechtsgebied en je eigen vergunning.

T-6 weken: bepaal hoe een gast binnenkomt

Eén beslissing bepaalt de vorm van al het andere, en dat is niet het thema. Het is hoe een gast door de deur komt.

• Gratis entree. Niets te administreren, niets terug te betalen, en ook geen enkele toezegging van de gast.
• Met tickets. Je krijgt namen en een aantal vooraf, plus een paar verplichtingen. Bij Eventbrite kun je pas een restitutiebeleid instellen zodra je een betaald tickettype hebt aangemaakt, en dat beleid is zichtbaar voor bezoekers op de evenementpagina en in hun orderbevestiging. Restitutie toestaan is de standaard, ingesteld op 7 dagen voor het evenement. Kies je ervoor om geen restitutie toe te staan, dan kunnen bezoekers er niet om vragen, maar een geannuleerd evenement moet nog steeds worden terugbetaald. Het belangrijkste voor je planning: zodra het evenement gepubliceerd is, kun je alleen nog naar een soepeler beleid overstappen - strenger worden kan pas nadat je eventuele bestellingen hebt terugbetaald en het evenement hebt gedepubliceerd. Beslis dus vóór publicatie, niet erna.
• Aanbetaling per tafel of een minimumbesteding. De middenweg. De gast zegt iets toe, en jouw plattegrond blijft van jou.

Schrijf vervolgens twee getallen naast het model: de capaciteit waarop je verkoopt, en de besteding per hoofd waar je van uitgaat. Noem ze aannames, want dat zijn het. Op 2 januari leg je ze naast de werkelijkheid.

T-5 weken: het papierwerk waar andermans klok op staat

Begin nu met de vergunningen, want het tijdpad is niet van jou.

Eerst de uren. Het verlengen van de uren waarop je alcohol schenkt is de voor de hand liggende oudejaarszet, en in Engeland en Wales gebruikt gov.uk precies dat voorbeeld van een substantiële wijziging waarvoor een volledige variatie van je premises licence nodig is - een proces dat sterk lijkt op het aanvragen van een nieuwe premises licence, tegen hetzelfde tarief. Voor een kleine, risicoarme wijziging kun je mogelijk de route van de minor variation gebruiken, die goedkoper en sneller is. Een eenmalig evenement kan soms draaien op een temporary event notice, die geldt voor evenementen met minder dan 500 bezoekers en met een duur van maximaal 168 uur. Het advies van gov.uk zelf is om contact op te nemen met je lokale gemeente voor advies over de aanvraagprocedure, dus pleeg dat telefoontje deze week en vraag hoe hun tijdpad eruitziet.

Nu je toch met vergunningen bezig bent: premises licences in Engeland en Wales kennen verplichte voorwaarden die zijn vastgelegd in de Licensing Act 2003 (Mandatory Licensing Conditions) (Amendment) Order 2014. Vertaald naar de planningsvergadering: elke drankactie voor oudejaarsavond wordt door de vergunninghouder gecontroleerd voordat hij op een poster belandt.

Muziek is een aparte toestemming. Een entertainmentvergunning van je gemeente is geen muzieklicentie - PPL PRS, dat in het Verenigd Koninkrijk TheMusicLicence beheert, zegt dat je daarnaast een muzieklicentie voor je bar of pub nodig hebt. Heb je die al en komt er voor deze avond een dj of live-act bij, dan kun je contact met ze opnemen en kunnen zij het muziekgebruik op je bestaande licentie aanpassen. Heb je er geen en wordt er op de avond muziek in het openbaar gedraaid of gespeeld, dan kunnen zij een tijdelijke vergunning regelen die het muziekgebruik tijdens het evenement dekt. En controleer dit in november in plaats van om 23.00 uur op 31 december: voordat je platforms als Spotify, Apple Music of YouTube in de zaak gebruikt, zegt PPL PRS dat je moet nagaan of hun voorwaarden commercieel gebruik toestaan.

T-4 weken: de kaart, de preplijst en de ticketpagina

Schrijf de kaart die je ook echt kunt uitvoeren met het personeel dat je echt hebt. Minder regels, grotere batches, alles wat vooraf geprepareerd kan worden ook vooraf geprepareerd. Hoort warm eten bij het plan, let er dan op dat in Engeland en Wales de verkoop van warm eten of warme dranken aan het publiek tussen 23.00 en 5.00 uur een eigen vergunningplichtige activiteit is, late night refreshment genoemd - opnieuw iets om te controleren in plaats van aan te nemen.

Beslis nu of er een alcoholvrije of alcoholarme optie op de kaart komt. Zo ja, geef die dezelfde aandacht qua prijs en voorbereiding als al het andere. Die keuze is in november goedkoper dan om 21.00 uur op de avond zelf.

Werk je met tickets, bouw de evenementpagina dan deze week en publiceer hem met het restitutiebeleid dat je wilt aanhouden, want na publicatie kun je het alleen nog versoepelen tenzij je bestellingen terugbetaalt en het evenement depubliceert. Stop daarna met sleutelen aan de voorwaarden en begin met verkopen.

T-3 weken: publiceer waar mensen al kijken

Je Google Business Profile staat op het oppervlak dat mensen checken als ze de naam van je zaak zoeken, en posts die je publiceert verschijnen in Search en Maps.

Gebruik een evenementpost. Die vraagt om een titel, begin- en einddata en -tijden, en laat je de tijden weg, dan wordt het evenement getoond alsof het 24 uur duurt op die data. Schrijf hem nu en plan hem in om later te publiceren. Houd rekening met drie dingen:

• Google beoordeelt elke post na publicatie aan de hand van het contentbeleid, dus een post kan in behandeling blijven staan of afgekeurd terugkomen. Kom daar niet op 30 december pas achter.
• Gereguleerde branches, alcohol inbegrepen, mogen posts gebruiken maar mogen daarin geen content over de producten opnemen. Promoot de avond, niet de drank.
• Laat het telefoonnummer uit de omschrijving. Posts met een nummer erin kunnen worden afgewezen als dat nummer niet te verifiëren is bij het bedrijf.

Geef de post ook een datumbereik: posts ouder dan 6 maanden worden gearchiveerd tenzij er een datumbereik is ingesteld. En run je een eten-en-drinkenzaak met één vestiging in de VS, het VK, Canada, Australië of Nieuw-Zeeland, dan zijn Google's featured posts momenteel in het Engels beschikbaar voor precies die groep, wat het de moeite waard maakt om je evenement- en aanbiedingsposts goed te doen.

Socials en e-mail dragen dezelfde boodschap en dezelfde boekingslink. Eén middel, herhaald, werkt beter dan vijf slimme varianten die niemand twee keer ziet. Voor de uitgebreide versie van het promoten van een terugkerende avond behandelt onze gids over marketingstrategie voor quizavonden de wekelijkse cadans waar dit plan van leent.

T-2 weken: het rooster en de briefing

Bouw het rooster op vanuit het draaiboek hieronder, niet vanuit een leeg dienstenschema. Wijs voor elke taak een eigenaar aan: deur en entreecontrole, de vloer, de bar, het entertainmentblok, het moment van aftellen en de afsluiting. Eén naam per taak, opgeschreven.

Brief het daarna. Eén pagina: het verloop van de avond met tijden, wie wat doet bij elke stap, de entreeregels in gewone taal, het beleid rond weigeren van bediening, waar het water staat, wat er gebeurt als de zaal vol zit, en wie beslist over alles wat niet op de pagina staat. Deel hem uit vóór 31 december, niet tijdens.

Van opening tot middernacht: een draaiboek

De periode tussen de opening en het aftellen is het deel van de avond zonder ingebouwd moment. Geef het een vorm.

• Opening tot 21.30 uur. Welkom, plaatsen, eerste ronde. Niets gescript. De deureigenaar houdt de telling bij.
• 21.30 uur. Eerste blikvanger. Kort, luid, duidelijk: een drankfeature op de schermen, de eerste trekking van de loterij als er een lokaal goed doel bij betrokken is, de eerste set van de band.
• 22.15 uur. Het gepresenteerde blok. Dertig tot vijfenveertig minuten van iets dat de hele zaal dezelfde kant op laat kijken, met een voorspelbare barpauze eromheen.
• 23.15 uur. Laatste grote zet. Prijzen, winnaars, laatste oproep voor het aftelblad.
• 23.50 uur. Voorbereiding op het aftellen. Iedereen op de vloer, niemand aan het bijvullen.
• Middernacht. Tel af, en laat de zaal daarna gewoon een zaal zijn.
• 00.30 uur. Tweede adem of uitlopen, afhankelijk van je openingstijden en je vergunning.

Dat gepresenteerde blok is waar een spelavond zijn plek verdient. Het is één optie naast live muziek, een dj of een loterij, en het past bij zalen die iedereen op een vast moment dezelfde kant op willen laten kijken zonder een band in te huren. De bar-triviasoftware van Quizado maakt van de tv aan je muur en de telefoons in de zakken van je gasten een quizavond die je eigen personeel kan draaien, en spelers scannen de QR-code op het scherm of typen de deelnamecode in een browser, zonder download en zonder account. Let op: Quizado zegt onomwonden dat jij zelf over de muzieklicentie beschikt die je zaak of evenement nodig heeft en dat zij die licentie niet leveren of regelen, wat direct terugwijst naar de klus van T-5. Voor de mechaniek van een seizoensavond van begin tot eind doet onze gids over feestdagentrivia in de bar de kerst- en Thanksgiving-versie, en de gids over muziekbingo is de variant met minder voorbereiding als niemand om 22.00 uur vragen wil voorlezen.

T-1 week: afwijkende openingstijden, definitieve aantallen en de saaie klussen

Vertel Google dat je open bent. Afwijkende openingstijden bestaan precies hiervoor: openingstijden die voor een korte periode veranderen, tot maximaal 6 dagen achter elkaar. Google raadt ook aan je openingstijden voor officiële feestdagen te bevestigen, zelfs als ze gelijk zijn aan je gewone tijden - de moeite waard voor 1 januari, wat je er ook mee doet.

Twee details waar mensen op stuklopen. Eén set afwijkende openingstijden kan niet langer dan 24 uur duren. En afwijkende openingstijden worden alleen getoond als je bedrijfsuren op "Open with main hours" staan.

De rest van de week is weinig glamoureus. Bevestig leveranciers en de bestelling glaswerk en ijs tegen je capaciteitsgetal, print het draaiboek, laad op wat opgeladen moet worden, test het scherm en het presentatieapparaat in de zaal met het licht laag, en bevestig het definitieve aantal gasten of tickets met de keuken.

1 en 2 januari: de overdracht

De avond is niet het eindproduct. De handel in januari is dat.

Zet op 1 januari je afwijkende openingstijden terug naar de waarheid en plaats een update waarin je de zaal bedankt. Doe op 2 januari met een heldere kop drie dingen: leg het werkelijke aantal gasten en de besteding per hoofd naast de twee aannames die je bij T-6 opschreef, noteer de drie dingen die misgingen, en leg de datum van je volgende terugkerende evenement vast zodat het momentum ergens heen kan. Een rustige doordeweekse avond in januari is een betere test van een herhaalbaar format dan oudejaarsavond ooit zal zijn, en onze gids over quizavonden organiseren op doordeweekse avonden behandelt die opvolging.

Het aftelplan in één blok

• T-6: entreemodel, capaciteit, aanname besteding per hoofd.
• T-5: variatie op de vergunning of temporary event notice, muzieklicentie, lokale regels bevestigd.
• T-4: kaart, preplijst, ticketpagina gepubliceerd met het definitieve restitutiebeleid.
• T-3: evenementpost op Business Profile ingepland, socials en e-mail live.
• T-2: rooster met namen, briefing van één pagina geschreven.
• T-1: afwijkende openingstijden ingesteld, aantallen bevestigd, techniek getest.
• 31 december: draai het draaiboek.
• 2 januari: vergelijk de cijfers, boek de volgende avond.

Kies het plan boven de thema's. De thema's waren altijd al het makkelijke deel.