Jak zdobyć więcej rezerwacji grupowych w restauracji lub barze: program imprez prywatnych, który zamyka zapytania

Rezerwacje grupowe to najlepsze nakrycia, jakie przyjmiesz w całym miesiącu. Większe stoły, zarezerwowane z wyprzedzeniem, z kosztem jedzenia znanym, zanim ktokolwiek usiądzie. Jeśli więc zastanawiasz się, jak zdobyć więcej rezerwacji grupowych w swojej restauracji lub barze, zacznij od niewygodnej myśli: większość lokali nie ma problemu z pozyskiwaniem zapytań, tylko z odpowiadaniem na nie. Zapytanie przychodzi, nikt nie bierze go na siebie, a przewagę zwykle zyskuje ten lokal, który pierwszy odpowie konkretem.

Poniżej znajdziesz program imprez prywatnych, który zbudujesz w miesiąc — bez oprogramowania do eventów, bez event managera i bez nowej sali. Tripleseat, firma sprzedająca oprogramowanie do obsługi imprez, twierdzi, że imprezy prywatne i półprywatne potrafią przynieść o 30% więcej przychodu niż zwykła sprzedaż na sali, bo grupy wydają więcej i pozwalają zaplanować koszty jedzenia z wyprzedzeniem. To ich deklaracja, nie twoja prognoza. Zbuduj program, a potem oceń go po własnym utargu.

Zdefiniuj, co właściwie sprzedajesz

Zanim napiszesz choćby słowo materiałów marketingowych, przejdź się po lokalu z notatnikiem. Wypisz każdą przestrzeń, którą mogłaby zająć grupa, biorąc pod uwagę dostęp obsługi i gości do kuchni, baru i toalet. Nieużywany magazyn albo przestrzeń na zewnątrz da się przearanżować na strefę eventową. Nie masz osobnej sali? Wydziel część obecnej sali ustawieniem stołów, ściankami, kotarami albo pomysłową dekoracją i sprzedawaj ją jako półprywatną.

Potem narysuj każdą przestrzeń. Wizualny schemat pomaga potencjalnym klientom wyobrazić sobie ich imprezę, a obsłudze mówi, jak ustawić salę. Obok wpisz pojemność przy każdym ustawieniu, bo organizatorzy najpierw chcą planów sali z wymiarami i pojemnością dla różnych układów, a dopiero potem przymiotników. Siedząco 24, stojąco 40, pełny wynajem 60. Trzy linijki i gotowe.

Jednostronicowy pakiet ofertowy

Teraz dokument, który sprzedaje wtedy, gdy ty jesteś na sali. Przygotuj kilka pakietów, które klient może szybko zarezerwować: kameralna kolacja, średniej wielkości impreza firmowa, pełny wynajem lokalu. Trzy warianty w zupełności wystarczą.

Menu eventowe to nie twoje zwykłe menu. Wypisz różne opcje dań lub przystawek i poproś klienta o wybranie od jednej do trzech. Mniej wyborów, spokojniejsza kuchnia, przewidywalny koszt.

Potem linia dodatków. Wi-Fi, sprzęt A/V i wsparcie techniczne, osobne pomieszczenia do pracy w mniejszych grupach, oświetlenie oraz oznakowanie wewnątrz i na zewnątrz mogą być opcjami eventowymi — część wliczona w pakiet, część płatna dodatkowo. Napisz wprost, co jest czym.

Wyceniaj otwarcie. Nie musisz publikować wszystkiego, ale podaj ogólne widełki, szczegóły pakietów albo jasne wyjaśnienie, jak skonstruowany jest cennik. Na koniec krótkie FAQ z odpowiedziami na pytania, które organizatorzy zadają zawsze: zaliczki, zasady odwołania rezerwacji, ograniczenia dotyczące zewnętrznych wykonawców oraz czas na montaż i demontaż. Każde pytanie, na które odpowiada strona, to jeden mail, którego nie musisz pisać.

Minima ustalane według dnia, a nie według nastroju

Minimum eventowe to minimalny warunek, jaki trzeba spełnić, żeby impreza odbyła się w twoim lokalu w danym terminie. Może to być liczba gości, budżet cateringowy albo minimum na jedzenie i napoje, czyli ustalona kwota, którą trzeba wydać na jedzenie i drinki w trakcie imprezy.

Wylicz je z kosztów, a nie z tego, ile bierze lokal po sąsiedzku. Wyceń pozycje z menu i napoje, a potem pracę: obsadę potrzebną do przeprowadzenia imprezy, od kucharzy po kelnerów, barmanów i ekipę sprzątającą. Dodaj koszty stałe.

Potem zróżnicuj je według terminu. Minima bywają wyższe w popularnych terminach, takich jak soboty czy święta, kiedy popyt jest większy, natomiast w okresach mniejszego ruchu — w dni powszednie albo poza sezonem — niższe minimum może pomóc przyciągnąć rezerwacje. I to jest cała sztuczka dla lokalu z pustymi wtorkami. Łagodniejsze minimum w dzień powszedni to nie rabat, to zarządzanie ceną dostępnych terminów. I nie porównuj się z salą balową po drugiej stronie miasta: restauracje mają na ogół niższe minima wydatku niż klasyczne sale eventowe, bo oferują mniejszą przestrzeń.

Wpisz tę kwotę do pakietu. Tripleseat podpowiada sformułowanie w stylu: „Nasze przestrzenie na imprezy prywatne mają minima na jedzenie i napoje, które zależą od rodzaju imprezy i dnia tygodnia, zaczynając od 1200 USD”. Minima powinny być jasno komunikowane w trakcie procesu rezerwacji, a warto też obserwować, jakie minima i pakiety oferują podobne lokale w okolicy.

Zaliczki, odwołania i opłata serwisowa

Dwa dokumenty, dwa zadania. Umowa na imprezę to formalne porozumienie prawne między lokalem a klientem: określa warunki finansowe, zobowiązania prawne, zasady odwołania i całość ustaleń między wami. Dokumentem operacyjnym jest banquet event order. Umowa chroni relację biznesową, a BEO pomaga zespołowi lokalu sprawnie zrealizować imprezę.

Napisz umowę, zanim będzie ci potrzebna — opisz w niej, jakie usługi zapewniasz i czego wymagasz od klienta. Te arkusze operacyjne nazywa się zwykle banquet event orders, w skrócie BEO.

Potem sprawdź przepisy obowiązujące tam, gdzie faktycznie prowadzisz działalność, bo właśnie w tym miejscu ogólne porady wpędzają lokale w kłopoty. Warunki zaliczek, opłaty serwisowe, zasady odwołania i to, jak wolno reklamować cenę, zależą od jurysdykcji. Przykładem jest Kalifornia: ustawa SB 478 zakazuje większości firm reklamowania lub podawania ceny towaru albo usługi, która nie zawiera wszystkich obowiązkowych opłat innych niż określone podatki publiczne i koszty wysyłki. Obowiązkowe opłaty pobierane przez restauracje, bary i wybranych innych sprzedawców żywności są z tego wyłączone, o ile opłata jest wyraźnie i czytelnie wskazana wszędzie tam, gdzie pokazywane są ceny. Większość tych przepisów nie dotyczy też opłat naliczanych na podstawie umowy lub menu bankietowego albo cateringowego, a opłaty za usługi lub udogodnienia faktycznie opcjonalne nie muszą być wliczane w reklamowaną cenę. W twoim kraju, regionie czy mieście przepisy mogą mówić coś zupełnie innego. Zapytaj raz lokalnego specjalistę, a potem wpisz odpowiedź do pakietu.

Gdzie trafiają zapytania i kto odpowiada za każde z nich

Wypisz swoje kanały i przypisz do każdego jedno nazwisko: formularz na stronie, telefon, wizyta w lokalu, e-mail, Instagram, Google. A potem usuń z każdego z nich tarcie.

Najpierw formularz. Pytaj od razu o kluczowe informacje: dane kontaktowe organizatora, rodzaj imprezy, orientacyjne terminy wraz z możliwą elastycznością, szacowaną liczbę gości i najważniejsze wymagania. Nic poza tym. Zadbaj, żeby formularz dało się wygodnie wypełnić na każdym urządzeniu. Jeśli twoja strona o imprezach leży trzy kliknięcia w głąb serwisu, napraw to tak samo, jak naprawiłbyś każdy inny wieczór z rezerwacją: podejście z naszego poradnika o umieszczaniu na własnej stronie wieczoru, który można rezerwować stosuje się wprost do strony imprez prywatnych.

Google to kanał kontaktu, a nie tylko wizytówka. Przejęty i zweryfikowany profil firmy może dodać do danych kontaktowych opcję WhatsAppa lub wiadomości tekstowych, choć opcje czatu są obecnie dostępne w wybranych regionach i mogą być niedostępne dla twojego profilu. Narzędzia, które pozwalają organizatorom wysyłać zapytania bezpośrednio z popularnych platform wyszukiwania, potrafią znacząco zwiększyć liczbę leadów. Sam profil utrzymuj w formie dzięki 20-minutowej cotygodniowej rutynie w Profilu Firmy w Google.

Ta grupa odbiorców wcale się nie kurczy. Perfect Venue przywołuje prognozy Bureau of Labor Statistics mówiące o 6-procentowym wzroście zatrudnienia organizatorów spotkań, konferencji i imprez do 2035 roku, przy około 16 800 wakatach rocznie.

Standard odpowiedzi

Jedna zasada, zapisana tam, gdzie widzi ją zespół: staraj się odpowiadać na zapytania w ciągu 24 godzin, a najlepiej znacznie szybciej. Na konkurencyjnym rynku lokali przewagę zwykle zyskuje ten, kto pierwszy odpowie konkretem. Potwierdź odbiór natychmiast, a potem odpisz porządnie.

Odpowiedź to nie broszura. Odnieś się do szczegółów zapytania i zaproponuj dopasowane rozwiązania. Oto jej kształt:

Dziękuję za wiadomość w sprawie czwartku 17 grudnia dla trzydziestu osób, Dana. Czwartek jest wolny, a trzydzieści osób zmieści się na zapleczu w ustawieniu stojącym albo dwadzieścia cztery siedząco.

Minimum w dzień powszedni jest dla tej sali niższe niż nasza stawka sobotnia, a menu dwudaniowe spokojnie je pokrywa. W załączniku pakiet: trzy menu, schemat sali oraz warunki zaliczki i odwołania.

Dwa pytania. Czy liczba gości jest już pewna i czy chcecie mieć salę na wyłączność od dziewiętnastej, czy od dwudziestej?

Mogę zablokować termin do piątku. Rezerwuję?

Cztery ruchy: potwierdź termin, odpowiedz na pytanie o pieniądze, zanim padnie, dopytaj o jedną lub dwie rzeczy, wskaż następny krok. Przy większej albo bardziej skomplikowanej imprezie odpuść sobie pisanie. Krótka rozmowa telefoniczna albo spotkanie wideo rozwiąże wątpliwości dużo szybciej niż łańcuszek maili.

Przekaż to zespołowi na sali

Kiedy impreza jest już zarezerwowana, sprzedaż się kończy, a zaczyna realizacja. Banquet event order to szczegółowy dokument zawierający wszystkie kluczowe informacje potrzebne do sprawnego przeprowadzenia imprezy: nazwę imprezy, liczbę gości, harmonogram, układ sali, wybrane jedzenie i napoje, ograniczenia dietetyczne, wymagania kadrowe, informacje o zewnętrznych wykonawcach i sprzęt AV. Trzymaj jedną wersję główną i rozpisuj ją dla poszczególnych zespołów, tak żeby kuchnia dostała pozycje menu, ograniczenia dietetyczne i czasy wydawania, a obsługa sali ustawienie sali, przepływ gości, obsadę i godziny przyjścia gości.

Obsada to decyzja, a nie rzecz do załatwienia na końcu. Możesz albo przesunąć do imprezy obecny zespół sali, albo zatrudnić ludzi wyłącznie do eventów. Tak czy inaczej, ustal grafik wcześnie i odpraw zespół przed otwarciem drzwi, jak w naszym poradniku o obsadzaniu wieczorów eventowych: grafiki, proporcje i odprawa przed zmianą.

Linia dodatku rozrywkowego

Jedne grupy chcą kolacji. Inne chcą kolacji, a potem czegoś do roboty — i to jest pozycja, którą możesz wycenić w pakiecie obok sprzętu A/V i oznakowania.

Godzina teleturnieju po sprzątnięciu talerzy to najprostsza wersja, bo ekran już masz. Jedną z dróg jest oprogramowanie do bar trivia, które obsłuży twój własny personel: Quizado to oprogramowanie, a nie impreza z obsługą, i nie wysyłamy człowieka. Auto-Host, dostępny w planach Pro i Business, prowadzi wieczór samodzielnie, pilnując czasu, odsłaniania odpowiedzi i punktacji, więc quizmaster nie jest potrzebny, albo menedżer prowadzi wszystko z telefonu. To jedna stała opłata miesięczna, niezależnie od liczby wieczorów, co ma znaczenie, gdy dodatek jest okazjonalny, a nie cotygodniowy. Bar Trivia, Family Face-Off, QuizoParty i Music Bingo działają z jednego konta, przy czym Music Bingo jest w planach Pro i Business. Twoje logo, kolory i własne tło trafiają na duży ekran w planie Business. A Family Face-Off, QuizoParty i Territory działają bez internetu w aplikacji desktopowej i mobilnej na płatnym planie, co warto wiedzieć, jeśli twoja sala bankietowa jest strefą bez zasięgu Wi-Fi.

Najczęściej sięgają po to zapytania firmowe, więc miej gotową odpowiedź, kiedy padnie pytanie, co jeszcze mógłby obejmować taki wieczór, i skieruj je do teleturniejów integracyjnych dla grup firmowych. Drugim naturalnym dopasowaniem są komitety charytatywne, a quiz charytatywny daje organizatorowi powód, żeby zapełnić twoją salę w wieczór, którego i tak byś nie sprzedał.

Złap organizatora, zanim wyjdzie

Najtańsza rezerwacja grupowa, jaką kiedykolwiek przyjmiesz, to ta zeszłoroczna. Wyrób sobie pięciominutowy nawyk na zamknięcie imprezy: kto ją organizował, jego e-mail i telefon, data, liczba gości, ile faktycznie wydali w stosunku do minimum i jedno zdanie o tym, co zmieniłbyś następnym razem. Zapisz to tam, gdzie ty za rok to znajdziesz, a nie na grupowym czacie.

Potem wpisz to do kalendarza. Napisz do tego organizatora jedenaście miesięcy później, zanim zacznie się rozglądać gdziekolwiek indziej. Te same zapiski powiedzą ci, czy twoje ceny są ustawione dobrze: jeśli spory odsetek klientów nie osiąga swojego minimum i po prostu zostaje nim obciążony, minimum może być dla twoich klientów za wysokie.

Zbuduj to w cztery tygodnie

Tydzień pierwszy: przestrzenie, schematy, pojemności. Tydzień drugi: trzy pakiety, menu i minima ustalone dzień po dniu. Tydzień trzeci: umowa, szablon BEO i FAQ. Tydzień czwarty: strona internetowa, formularz, standard odpowiedzi i imiennie wskazany właściciel każdego kanału.

Potem mierz co miesiąc cztery liczby: liczbę otrzymanych zapytań, medianę czasu odpowiedzi, liczbę zapytań zamienionych w rezerwacje oraz wydatek na osobę w stosunku do minimum. Minima eventowe przeglądaj raz albo dwa razy do roku, żeby nadążały za twoimi kosztami i trendami rynkowymi.

Nic z tego nie wymaga oprogramowania. Wymaga pakietu, liczby, odpowiedzi i kogoś, czyim zadaniem jest wysłać ją, zanim zrobi to lokal po sąsiedzku.