Calendario eventi per bar 2027: un modello di pianificazione mese per mese per chi gestisce un locale

Un calendario eventi per bar 2027 merita di essere stampato solo se risponde a due domande a cui una griglia vuota non risponde mai: quali mesi hanno davvero bisogno di un evento e con quanto anticipo va prenotato ciascuno di essi. Quello che segue è un modello di pianificazione su dodici mesi per un locale piccolo: le date fisse, una colonna con i tempi di preavviso, una regola che impedisce a un team di cinque persone di lanciare dodici idee nuove e una sessione di pianificazione a dicembre che puoi gestire in un'ora con una stampa e una penna.

Una serata ricorrente, una spinta stagionale

La regola è volutamente noiosa. In ogni mese il tuo locale porta avanti due cose: la serata ricorrente che si ripete ogni settimana, che qualcuno si senta ispirato o meno, e una spinta stagionale legata a una data che tutta la città ha già in testa. Tutto il resto finisce in una lista dei forse, e quella lista si apre solo quando un mese resta vuoto.

La ripetizione è ciò che rende economica la serata ricorrente. Stessa fascia oraria, stesso formato, stessa organizzazione del personale, stessa preparazione. Nessuno deve inventarsi niente un martedì pomeriggio. La spinta stagionale è la cosa che promuovi davvero e, dato che ce n'è una sola al mese, si prende il poster, l'email, il post su Google e il briefing pre-turno, invece di un quarto di ciascuno.

Quello che la serata settimanale non farà è darti un numero in anticipo. La nostra pagina dedicata al bar trivia lo dice chiaramente: "Non possiamo promettere un numero, e faresti bene a diffidare di chiunque lo faccia". Mettila a bilancio come un costo fisso del fatto di avere un giorno infrasettimanale scarico, e valutala sul tuo registratore di cassa invece che sul caso studio di qualcun altro.

Prima di pianificare qualsiasi cosa, segna le date fisse

Parti dalle date che ha già deciso qualcun altro, perché sono le uniche righe del foglio che non si possono spostare.

Il calendario delle festività federali statunitensi per il 2027 indica il New Year's Day venerdì 1 gennaio, il Birthday of Martin Luther King, Jr. lunedì 18 gennaio e il Washington's Birthday lunedì 15 febbraio. Poi il Memorial Day lunedì 31 maggio, il Juneteenth osservato venerdì 18 giugno, l'Independence Day osservato lunedì 5 luglio e il Labor Day lunedì 6 settembre. L'anno si chiude con il Veterans Day giovedì 11 novembre, il Thanksgiving giovedì 25 novembre e la festività natalizia osservata venerdì 24 dicembre. Per un bar quelle date di osservanza contano più delle date di calendario: per la maggior parte dei dipendenti federali, una festività che cade di domenica viene osservata il lunedì successivo, e una che cade di sabato il venerdì precedente. La gente beve nel giorno in cui non lavora, non nel giorno segnato sull'almanacco.

In Inghilterra e Galles il 2027 porta il New Year's Day venerdì 1 gennaio, il Venerdì Santo il 26 marzo, il Lunedì dell'Angelo il 29 marzo, il bank holiday di inizio maggio lunedì 3 maggio, il bank holiday di primavera lunedì 31 maggio e il bank holiday estivo lunedì 30 agosto. Natale e il Boxing Day arrivano come giorni sostitutivi lunedì 27 e martedì 28 dicembre, perché "se un bank holiday cade nel fine settimana, un giorno feriale 'sostitutivo' diventa bank holiday, normalmente il lunedì successivo".

Non copiare un calendario inglese su un locale scozzese o nordirlandese. La Scozia prende il suo bank holiday estivo lunedì 2 agosto e ha il St Andrew's Day martedì 30 novembre. L'Irlanda del Nord ha il St Patrick's Day mercoledì 17 marzo e la Battle of the Boyne lunedì 12 luglio.

Un avvertimento prima della griglia: le licenze, i diritti musicali, le regole su premi e lotterie e la normativa sulle promozioni di alcolici cambiano da Paese a Paese e spesso da città a città o da provincia a provincia. Ogni idea qui sotto è qualcosa da verificare con le regole locali prima che finisca su un poster.

La griglia del 2027

La spinta di gennaio è un piano commerciale più che un evento; la versione su quattro settimane è nel nostro piano commerciale per il Dry January. Dove la spinta è una serata a tema, le scalette esistono già per St Patrick's Day, Cinco de Mayo e la stagione di Natale e Thanksgiving.

Tre mesi in cui la griglia richiede una decisione

Febbraio

Il Super Bowl LXI è in programma per domenica 14 febbraio 2027 al SoFi Stadium, con Jay-Z come headliner dell'halftime show. Metti quella data accanto al tuo registro prenotazioni per tempo, perché una folla sportiva che urla e un tavolo per due a lume di candela non possono convivere nella stessa sala. Scegli il tipo di serata per cui il tuo locale è davvero fatto: il formato per la prima è nella nostra guida al watch party per la grande partita, quello per la seconda nella guida alla serata di San Valentino. Il Washington's Birthday cade il lunedì successivo, il 15 febbraio, quindi per buona parte dei tuoi clienti quella domenica non è una serata da sveglia presto.

Luglio e agosto

Luglio è il mese in cui il modello ti dice di non fare niente di nuovo. L'Independence Day è osservato lunedì 5 luglio e l'Irlanda del Nord ha la Battle of the Boyne lunedì 12 luglio; in entrambi i casi il lavoro arriva da sé e il tuo vincolo è il turno, non il marketing. Agosto invece si divide per nazione. Il bank holiday estivo scozzese è lunedì 2 agosto, mentre Inghilterra, Galles e Irlanda del Nord prendono il loro lunedì 30 agosto: una campagna unica per tutto il gruppo pensata per "il bank holiday di agosto" manca uno dei tuoi locali di quattro settimane. Usa questi due mesi per proteggere il personale; i rapporti di organico e il briefing pre-turno sono nella nostra guida alla pianificazione del personale per le serate evento.

Novembre e dicembre

Sono gli unici mesi a cui sono concesse due spinte, e solo perché una delle due è un lavoro di vendita più che un evento. Il Thanksgiving cade giovedì 25 novembre e il St Andrew's Day martedì 30 novembre; il lavoro di quelle settimane è chiudere prenotazioni per feste e gruppi, che richiede un muscolo diverso dal condurre una serata. Il nostro manuale sulle prenotazioni di gruppo copre il percorso dalla richiesta alla caparra. La seconda spinta è la notte di Capodanno, e va venduta a partire da inizio novembre: il conto alla rovescia di sei settimane è già scritto nero su bianco.

La colonna dei tempi di preavviso, e cosa ne dipende

Una data da sola non è un piano. Il piano è il giorno in cui inizi a lavorarci, quindi dai a ogni riga una colonna "da prenotare entro" e compilala prima ancora di compilare l'idea. Tre fasce coprono la maggior parte dei locali: trattale come valori predefiniti e riscrivi i tuoi sopra, dopo il primo trimestre.

• Due settimane per tutto ciò che richiede solo un poster, un post sui social e un briefing al personale.
• Sei settimane per tutto ciò che richiede un fornitore, un conduttore ospite, una band, un'attività partner o menu stampati.
• Dodici settimane per tutto ciò per cui vendi un biglietto, perché un biglietto invenduto richiede settimane di vendita e una politica di rimborso scritta in anticipo.

Due parti di questo lavoro hanno code vere dietro di sé. La prima è il tuo profilo Google Business. Un post evento richiede "un titolo, le date di inizio e di fine e gli orari. Se non indichi un orario di inizio o di fine, l'evento risulta della durata di 24 ore nelle date indicate", e puoi programmare la pubblicazione di un post e farlo ripetere: "seleziona la frequenza con cui vuoi che il tuo post venga mostrato, ad esempio settimanale, mensile o con una pianificazione personalizzata". È questa impostazione di ripetizione che permette alla serata ricorrente di gestirsi da sola con cadenza settimanale, mensile o personalizzata. Due dettagli da tenere d'occhio: i post più vecchi di sei mesi vengono archiviati se non è impostato un intervallo di date e, poiché un bar rientra in una categoria regolamentata, le indicazioni dicono che puoi pubblicare se offri prodotti o servizi in un settore regolamentato "ma senza includere contenuti relativi ai prodotti". Promuovi la serata, non il drink. Il resto del profilo è trattato nella nostra routine settimanale sul profilo Google Business per i bar.

La seconda è la musica. Se una spinta prevede canzoni (una serata a tema, un gruppo dal vivo, un round di bingo), la licenza va nella colonna dei tempi di preavviso, non nella settimana dell'evento. Nel Regno Unito PPL PRS afferma che, se non hai già TheMusicLicence ma stai "pianificando un evento che prevede la riproduzione o l'esecuzione di musica in pubblico, possiamo predisporre un permesso temporaneo", e che chi la possiede già e "ha bisogno di includere un evento nel proprio utilizzo musicale" dovrebbe contattarli per modificarla. Altrove cambia l'ente che se ne occupa; il principio no. Sistemala prima di fare pubblicità.

La sessione di pianificazione di dicembre, in un'ora

Blocca sessanta minuti con chi si occupa dei turni e della cassa, stampa le dodici righe e resta fedele all'ordine del giorno.

1. Dieci minuti: segna i mesi che si reggono già da soli. Sii onesto. Un mese che lavora bene senza aiuto non ha bisogno di una spinta, ha bisogno di personale.
2. Dieci minuti: fissa la fascia della serata ricorrente per tutto l'anno. Un giorno della settimana, un orario di inizio, senza spostarla per un evento singolo.
3. Quindici minuti: scrivi una spinta al mese, presa dalla griglia qui sopra e dalle date a cui tiene la tua città.
4. Dieci minuti: aggiungi a ogni riga una data "da prenotare entro" e il nome di una persona. Una riga senza un nome sopra è un desiderio.
5. Dieci minuti: programma tutto ciò che è programmabile oggi stesso, compreso il post ricorrente sul profilo per la serata settimanale.
6. Cinque minuti: elenca le pratiche con una coda dietro: licenze, permessi, fornitori, tipografie. Dai a ciascuna una data propria, anticipata.

Appendi il foglio dove il team lo vede, poi rivedilo alla fine del primo trimestre: quali spinte hanno ripagato il tempo di preparazione e quali mesi puoi lasciare in pace l'anno prossimo.

Quando una serata ricorrente è la risposta onesta

Una serata ricorrente funziona su questo calendario perché è l'unica riga che non richiede un'idea nuova ogni mese. Se il formato che scegli è un quiz, l'attrezzatura è uno schermo che hai già e i telefoni presenti in sala: con i piani Pro e Business, Auto-Host "conduce la serata da solo: il tempo, la rivelazione e i punteggi, così non serve un quiz master", quindi la serata non dipende dalla disponibilità di una singola persona del personale. Il piano Home gratuito "accetta fino a 4 telefoni dei giocatori per partita, e puoi avviare 2 partite in 24 ore", abbastanza per provare il formato un martedì tranquillo prima di metterlo in bacheca. Se l'obiettivo è far tornare gli stessi tavoli, ci pensa la lega: le tue serate contano per la lega con qualsiasi piano, mentre la classifica completa e l'email con i risultati fanno parte di Business. Quello che serve in sala per la serata è descritto nella nostra pagina sul software per il bar trivia.

Per un mese in cui la sala preferisce bere e ascoltare piuttosto che discutere di capitali, cambia tipo di round. Circa quaranta canzoni coprono un round di music bingo da 45 minuti, per condurlo servono il piano Pro o Business e una connessione a internet, e la licenza resta a tuo carico: "Sei responsabile di detenere la licenza musicale richiesta dal tuo locale, dal tuo evento o dal tuo quiz online". È esattamente il tipo di dipendenza che la colonna dei tempi di preavviso serve a intercettare. Il passo passo è nella nostra guida a come organizzare il music bingo.

Un calendario che promette dodici idee nuove è un calendario che nessuno porta a termine. Dodici righe, un solo motore, una spinta al mese e una data accanto a ciascuna: è questa la versione ancora appesa al muro a giugno.