Evenementenkalender voor je bar 2027: een maand-voor-maand planningssjabloon voor horecaondernemers

Een evenementenkalender voor je bar in 2027 is pas het printen waard als hij twee vragen beantwoordt die een leeg schema nooit beantwoordt: welke maanden daadwerkelijk een evenement nodig hebben, en hoe ver van tevoren elk ervan geboekt moet zijn. Hieronder volgt een planningssjabloon van twaalf maanden voor een kleine zaak: de vaste data, een kolom met doorlooptijd, één regel die voorkomt dat een team van vijf mensen twaalf nieuwe ideeën tegelijk lanceert, en een planningssessie in december die je in een uur afrondt met een uitdraai en een pen.

Eén terugkerende avond, één seizoensactie

De regel is bewust saai. In elke maand draait je zaak twee dingen: de terugkerende avond die elke week plaatsvindt, of iemand zich nu geïnspireerd voelt of niet, en één seizoensactie die vastzit aan een datum die de hele stad toch al in het hoofd heeft. Al het andere gaat op een misschien-lijst, en die lijst gaat alleen open als een maand leeg blijkt.

Herhaling maakt de terugkerende avond goedkoop. Zelfde tijdslot, zelfde formule, zelfde personeelsindeling, zelfde voorbereiding. Niemand hoeft op een dinsdagmiddag iets te verzinnen. De seizoensactie is wat je werkelijk promoot, en omdat er maar één per maand is, krijgt die de poster, de mailing, de Google-post en de briefing voor de dienst, in plaats van van elk een kwart.

Wat de wekelijkse avond je niet geeft, is een getal vooraf. Onze eigen pagina over barquiz zegt het onomwonden: "We kunnen geen getal beloven, en je zou iedereen moeten wantrouwen die dat wel doet". Plan hem als een vaste kostenpost van een rustige doordeweekse dag, en beoordeel hem aan je eigen kassa in plaats van aan andermans casestudy.

Vul de vaste data in voordat je iets anders plant

Begin met de data die iemand anders al heeft bepaald, want dat zijn de enige regels op het blad die niet kunnen schuiven.

Het Amerikaanse schema van federale feestdagen voor 2027 vermeldt New Year's Day op vrijdag 1 januari, de Birthday of Martin Luther King, Jr. op maandag 18 januari en Washington's Birthday op maandag 15 februari. Daarna volgen Memorial Day op maandag 31 mei, Juneteenth met de vrije dag op vrijdag 18 juni, Independence Day met de vrije dag op maandag 5 juli en Labor Day op maandag 6 september. Het jaar sluit af met Veterans Day op donderdag 11 november, Thanksgiving op donderdag 25 november en de kerstfeestdag met de vrije dag op vrijdag 24 december. Die verschoven data tellen voor een bar zwaarder dan de kalenderdata: voor de meeste federale werknemers wordt een feestdag die op zondag valt op de maandag erna vrij gegeven, en een feestdag die op zaterdag valt op de vrijdag ervoor. Mensen drinken op de dag dat ze vrij zijn, niet op de dag die in de almanak staat.

In Engeland en Wales brengt 2027 New Year's Day op vrijdag 1 januari, Goede Vrijdag op 26 maart, Tweede Paasdag op 29 maart, de early May bank holiday op maandag 3 mei, de spring bank holiday op maandag 31 mei en de summer bank holiday op maandag 30 augustus. Kerstmis en Boxing Day komen terug als vervangende dagen op maandag 27 en dinsdag 28 december, want "Als een bank holiday in het weekend valt, wordt een vervangende weekdag een bank holiday, normaal gesproken de maandag erna".

Kopieer een Engelse kalender niet naar een Schotse of Noord-Ierse vestiging. Schotland neemt zijn summer bank holiday op maandag 2 augustus en St Andrew's Day op dinsdag 30 november. Noord-Ierland heeft St Patrick's Day op woensdag 17 maart en de Battle of the Boyne op maandag 12 juli.

Eén waarschuwing voordat het schema begint: regels rond vergunningen, muziekrechten, prijzen en loterijen en alcoholpromotie verschillen per land en vaak per stad of regio. Elk idee hieronder is iets om aan je eigen lokale regels te toetsen voordat het op een poster belandt.

Het schema voor 2027

De actie van januari is een verkoopplan in plaats van een evenement; de versie van vier weken staat in ons verkoopplan voor Dry January. Waar de actie een thema-avond is, liggen de draaiboeken al klaar voor St Patrick's Day, Cinco de Mayo en het kerst- en Thanksgiving-seizoen.

Drie maanden waarin het schema een keuze vraagt

Februari

Super Bowl LXI staat gepland voor zondag 14 februari 2027 in SoFi Stadium, met Jay-Z als headliner van de halftimeshow. Leg die datum vroeg naast je reserveringenlijst, want een schreeuwend sportpubliek en een tweepersoonstafel bij kaarslicht kunnen niet samen op één vloer. Kies de omzet waar je zaak echt voor gebouwd is: de formule voor het eerste staat in onze gids voor een watchparty bij de grote wedstrijd, en voor het tweede in de gids voor Valentijnsavond. Washington's Birthday valt op de maandag erna, 15 februari, dus voor een groot deel van je publiek is die zondag geen avond waarop ze de volgende ochtend vroeg op moeten.

Juli en augustus

Juli is de maand waarin het sjabloon je opdraagt niets nieuws te doen. Voor Independence Day valt de vrije dag op maandag 5 juli en Noord-Ierland heeft de Battle of the Boyne op maandag 12 juli; in beide gevallen komt het publiek vanzelf binnen en is je beperking het rooster, niet de marketing. Augustus splitst zich per land. De Schotse summer bank holiday is maandag 2 augustus, terwijl Engeland, Wales en Noord-Ierland de hunne op maandag 30 augustus nemen, dus een campagne voor alle vestigingen gericht op "de August bank holiday" mist een van je locaties met vier weken. Besteed beide maanden liever aan het beschermen van het rooster; de verhoudingen en de briefing voor de dienst staan in onze gids voor personeelsplanning op evenementavonden.

November en december

Dit zijn de enige maanden waarin twee acties zijn toegestaan, en alleen omdat een ervan verkoopwerk is in plaats van een evenement. Thanksgiving valt op donderdag 25 november en St Andrew's Day op dinsdag 30 november; het werk in die weken bestaat uit het binnenhalen van feest- en groepsboekingen, en dat is een andere spier dan het draaien van een avond. Ons draaiboek voor groepsboekingen behandelt het traject van aanvraag tot aanbetaling. De tweede actie is oudejaarsavond, en die wil je vanaf begin november verkopen: het aftelschema van zes weken is al uitgeschreven.

De kolom met doorlooptijd, en wat eraan vasthangt

Een datum op zichzelf is geen plan. Het plan is de datum waarop je begint, dus geef elke regel een boeken-vóór-kolom en vul die in voordat je het idee invult. Drie termijnen dekken de meeste zaken; behandel de getallen als standaardwaarden en schrijf na het eerste kwartaal je eigen getallen eroverheen.

• Twee weken voor alles waarvoor alleen een poster, een social post en een briefing voor het personeel nodig is.
• Zes weken voor alles waarvoor een leverancier, een gasthost, een band, een partnerbedrijf of gedrukte menukaarten nodig zijn.
• Twaalf weken voor alles waarvoor je een ticket verkoopt, want een onverkocht ticket vraagt weken verkooptijd en een restitutiebeleid dat je vooraf hebt opgeschreven.

Twee onderdelen van dat werk hebben een echte wachtrij achter zich. Het eerste is je Google Business Profile. Een evenementpost vraagt "een titel, begin- en einddatum en tijden. Als je geen begin- of eindtijd opgeeft, wordt het evenement weergegeven als 24 uur durend op de evenementdata", en je kunt een post later laten publiceren en laten herhalen: "kies hoe vaak je post moet verschijnen, bijvoorbeeld wekelijks, maandelijks of volgens een aangepast schema". Met die herhaalinstelling zorgt de terugkerende avond voor zichzelf, wekelijks, maandelijks of volgens een aangepast schema. Twee details om op te letten: posts ouder dan zes maanden worden gearchiveerd tenzij er een datumbereik is ingesteld, en omdat een bar in een gereguleerde categorie valt, luidt de richtlijn dat je mag posten als je producten of diensten in een gereguleerde branche aanbiedt "maar neem geen inhoud over de producten op". Promoot de avond, niet de drank. De rest van het profiel komt aan bod in onze wekelijkse Google Business Profile-routine voor bars.

Het tweede is muziek. Als een actie liedjes bevat (een thema-avond, een live act, een bingoronde), hoort de licentie thuis in de kolom met doorlooptijd, niet in de week van het evenement. In het VK zegt PPL PRS dat wie TheMusicLicence nog niet heeft maar "een evenement plant waarbij in het openbaar muziek wordt afgespeeld of uitgevoerd, van ons een tijdelijke vergunning kan krijgen", en dat bestaande houders die "een evenement moeten toevoegen aan hun muziekgebruik" contact moeten opnemen om die aan te passen. De uitvoerende instantie verschilt elders; het principe niet. Regel het voordat je adverteert.

De planningssessie in december, in een uur

Blok zestig minuten met degene die het rooster en de kassa beheert, print de twaalf regels en houd je aan de agenda.

1. Tien minuten: markeer de maanden die al voor zichzelf zorgen. Wees eerlijk. Een maand die vanzelf goed draait, heeft geen actie nodig maar personeel.
2. Tien minuten: leg het tijdslot van de terugkerende avond vast voor het hele jaar. Eén weekdag, één starttijd, en niet verzetten voor iets eenmaligs.
3. Vijftien minuten: schrijf één actie per maand op, uit het schema hierboven en uit de data waar je eigen stad om geeft.
4. Tien minuten: zet bij elke regel een boeken-vóór-datum en de naam van een persoon. Een regel zonder naam is een wens.
5. Tien minuten: plan in wat vandaag al ingepland kan worden, inclusief de herhalende profielpost voor de wekelijkse avond.
6. Vijf minuten: zet het administratieve werk met een wachttijd op een rij: licenties, vergunningen, leveranciers, drukkers. Geef elk ervan zijn eigen, vroegere datum.

Hang het blad op waar het team het ziet en evalueer het aan het eind van het eerste kwartaal: welke acties hun voorbereidingstijd hebben terugverdiend, en welke maanden je volgend jaar met rust kunt laten.

Wanneer een terugkerende avond het eerlijke antwoord is

Een terugkerende avond werkt op deze kalender omdat het de enige regel is die niet elke maand een nieuw idee nodig heeft. Als de formule die je kiest een quiz is, bestaat de uitrusting uit een scherm dat je al hebt en de telefoons in de zaal: op Pro en Business "draait Auto-Host de avond vanzelf: de klok, de onthulling en de scores, zodat er geen quizmaster nodig is", dus de avond hangt niet af van één personeelslid dat tijd heeft. Het gratis Home-plan "ondersteunt maximaal 4 spelerstelefoons per spel, en je kunt 2 spellen starten in 24 uur", genoeg om de formule op een rustige dinsdag te repeteren voordat hij aan de muur gaat. Als het de bedoeling is dezelfde tafels terug te laten komen, doet de league dat werk: je avonden tellen op elk plan mee voor de league, terwijl de volledige ranglijst en de mail met de standen bij Business horen. Wat de avond in de zaal nodig heeft, staat op onze pagina over barquizsoftware.

Voor een maand waarin de zaal liever drinkt en luistert dan ruziet over hoofdsteden, wissel je het type ronde. Zo'n veertig nummers vullen een ronde music bingo van 45 minuten, hosten vraagt het Pro- of Business-plan en een internetverbinding, en de licentie blijft van jou: "Jij bent verantwoordelijk voor de muzieklicentie die jouw zaak, evenement of online quiz vereist". Dat is precies het soort afhankelijkheid dat de kolom met doorlooptijd moet opvangen. Het stappenplan staat in onze gids voor het hosten van music bingo.

Een kalender die twaalf nieuwe ideeën belooft, is een kalender die niemand afmaakt. Twaalf regels, één motor, één actie per maand en een datum naast elke regel: dat is de versie die in juni nog aan de muur hangt.