Kalendarz wydarzeń w barze 2027: szablon planowania miesiąc po miesiącu dla właścicieli lokali

Kalendarz wydarzeń w barze na 2027 rok warto drukować tylko wtedy, gdy odpowiada na dwa pytania, na które pusta siatka nigdy nie odpowie: które miesiące naprawdę potrzebują wydarzenia i z jakim wyprzedzeniem trzeba je zaklepać. Poniżej znajdziesz dwunastomiesięczny szablon planowania dla małego lokalu: stałe daty, kolumnę z terminem startu przygotowań, jedną zasadę, która powstrzyma pięcioosobowy zespół przed uruchomieniem dwunastu nowych pomysłów, oraz grudniową sesję planistyczną, którą przeprowadzisz w godzinę, mając wydruk i długopis.

Jeden cykliczny wieczór, jedna sezonowa akcja

Zasada jest celowo nudna. W każdym miesiącu lokal robi dwie rzeczy: cykliczny wieczór, który odbywa się co tydzień niezależnie od tego, czy ktokolwiek ma akurat wenę, oraz jedną sezonową akcję powiązaną z datą, którą całe miasto i tak ma w głowie. Wszystko inne trafia na listę „być może", a tę listę otwiera się dopiero wtedy, gdy jakiś miesiąc okaże się pusty.

To powtarzalność sprawia, że cykliczny wieczór jest tani. Ten sam termin, ten sam format, ten sam układ obsady, te same przygotowania. Nikt nie musi niczego wymyślać we wtorkowe popołudnie. Sezonowa akcja to rzecz, którą faktycznie promujesz, a ponieważ w miesiącu jest tylko jedna, dostaje cały plakat, cały mailing, cały post w Google i całą odprawę przed zmianą, zamiast jednej czwartej każdego z nich.

Czego cotygodniowy wieczór na pewno nie zrobi, to nie poda Ci z góry żadnej liczby. Nasza strona o quizach barowych mówi to wprost: „Nie możemy obiecać konkretnej liczby, a każdego, kto to robi, warto traktować z nieufnością". Planuj go jako stały koszt posiadania cichego dnia w tygodniu i oceniaj po własnym utargu, a nie po czyimś studium przypadku.

Wpisz stałe daty, zanim zaczniesz cokolwiek planować

Zacznij od dat, o których ktoś już zdecydował za Ciebie, bo to jedyne wiersze w arkuszu, których nie da się przesunąć.

Amerykański kalendarz świąt federalnych na 2027 rok wymienia Nowy Rok w piątek 1 stycznia, dzień urodzin Martina Luthera Kinga Jr. w poniedziałek 18 stycznia i urodziny Waszyngtona w poniedziałek 15 lutego. Dalej Memorial Day w poniedziałek 31 maja, Juneteenth obchodzony w piątek 18 czerwca, Dzień Niepodległości obchodzony w poniedziałek 5 lipca i Labor Day w poniedziałek 6 września. Rok zamykają Veterans Day w czwartek 11 listopada, Święto Dziękczynienia w czwartek 25 listopada i Boże Narodzenie obchodzone w piątek 24 grudnia. Dla baru te daty obchodów znaczą więcej niż daty kalendarzowe: dla większości pracowników federalnych święto wypadające w niedzielę jest obchodzone w następny poniedziałek, a wypadające w sobotę — w poprzedzający piątek. Ludzie piją w dniu, w którym mają wolne, a nie w dniu z almanachu.

W Anglii i Walii rok 2027 przynosi Nowy Rok w piątek 1 stycznia, Wielki Piątek 26 marca, Poniedziałek Wielkanocny 29 marca, wczesnomajowy bank holiday w poniedziałek 3 maja, wiosenny bank holiday w poniedziałek 31 maja i letni bank holiday w poniedziałek 30 sierpnia. Boże Narodzenie i Boxing Day wypadają jako dni zastępcze w poniedziałek 27 i wtorek 28 grudnia, ponieważ „Jeśli bank holiday przypada w weekend, dniem wolnym staje się »zastępczy« dzień powszedni, zwykle następny poniedziałek".

Nie przepisuj angielskiego kalendarza do lokalu w Szkocji czy Irlandii Północnej. Szkocja ma letni bank holiday w poniedziałek 2 sierpnia i Dzień św. Andrzeja we wtorek 30 listopada. Irlandia Północna ma Dzień św. Patryka w środę 17 marca i rocznicę bitwy nad Boyne w poniedziałek 12 lipca.

Jedno zastrzeżenie przed siatką: przepisy o koncesjach, prawach do muzyki, nagrodach i loteriach oraz promocjach alkoholu różnią się między krajami, a często też między miastami i regionami. Każdy pomysł poniżej trzeba skonfrontować z lokalnymi przepisami, zanim trafi na plakat.

Siatka na 2027 rok

Styczniowa akcja to raczej plan sprzedaży niż wydarzenie; wersja na cztery tygodnie znajduje się w naszym planie sprzedaży na Dry January. Tam, gdzie akcją jest wieczór tematyczny, gotowe scenariusze już istnieją: Dzień św. Patryka, Cinco de Mayo oraz sezon świąteczny i Święto Dziękczynienia.

Trzy miesiące, w których siatka wymaga decyzji

Luty

Super Bowl LXI zaplanowano na niedzielę 14 lutego 2027 roku na SoFi Stadium, a gwiazdą przerwy meczu ma być Jay-Z. Zestaw tę datę z arkuszem rezerwacji odpowiednio wcześnie, bo rozkrzyczana publiczność sportowa i stolik dla dwojga przy świecach nie zmieszczą się na jednej sali. Wybierz ten rodzaj ruchu, pod który Twoja sala jest naprawdę zbudowana: format pierwszego opisuje nasz przewodnik po wspólnym oglądaniu wielkiego meczu, a drugiego — przewodnik po wieczorze walentynkowym. Urodziny Waszyngtona wypadają w poniedziałek po, 15 lutego, więc dla sporej części Twoich gości ta niedziela nie jest wieczorem przed pracą.

Lipiec i sierpień

Lipiec to miesiąc, w którym szablon każe nie robić nic nowego. Dzień Niepodległości jest obchodzony w poniedziałek 5 lipca, a w Irlandii Północnej wypada rocznica bitwy nad Boyne w poniedziałek 12 lipca; w obu przypadkach ruch pojawia się sam, a Twoim ograniczeniem jest grafik, nie marketing. Sierpień dzieli się według krajów. Szkocki letni bank holiday przypada w poniedziałek 2 sierpnia, podczas gdy Anglia, Walia i Irlandia Północna mają swój w poniedziałek 30 sierpnia, więc wspólna kampania sieci wycelowana w „sierpniowy długi weekend" mija się z jednym z lokali o cztery tygodnie. Oba miesiące poświęć na ochronę grafiku; proporcje obsady i odprawę przed zmianą opisuje nasz przewodnik po układaniu grafiku na wieczory z wydarzeniami.

Listopad i grudzień

To jedyne miesiące, w których dopuszczamy dwie akcje, i tylko dlatego, że jedna z nich jest pracą sprzedażową, a nie wydarzeniem. Święto Dziękczynienia wypada w czwartek 25 listopada, a Dzień św. Andrzeja we wtorek 30 listopada; robota w tych tygodniach to domykanie rezerwacji imprez firmowych i grup, co jest zupełnie innym mięśniem niż prowadzenie wieczoru. Nasz poradnik o rezerwacjach grupowych opisuje drogę od zapytania do zaliczki. Druga akcja to sylwester, a ten chce być sprzedawany już od początku listopada: sześciotygodniowe odliczanie jest już rozpisane.

Kolumna z terminem startu i to, co od niej zależy

Sama data to jeszcze nie plan. Planem jest dzień, w którym zaczynasz pracę, więc każdemu wierszowi daj kolumnę „zacząć do" i wypełnij ją, zanim wypełnisz pomysł. Trzy przedziały pokrywają większość lokali; potraktuj te liczby jako wartości domyślne i nadpisz je własnymi po pierwszym kwartale.

• Dwa tygodnie na wszystko, co wymaga jedynie plakatu, posta w social mediach i odprawy zespołu.
• Sześć tygodni na wszystko, co wymaga dostawcy, gościnnego prowadzącego, zespołu, partnerskiej firmy albo drukowanych menu.
• Dwanaście tygodni na wszystko, na co sprzedajesz bilety, bo niesprzedany bilet potrzebuje tygodni sprzedaży i polityki zwrotów napisanej z wyprzedzeniem.

Dwa elementy tej pracy mają za sobą realne kolejki. Pierwszy to Twój profil firmy w Google. Post o wydarzeniu wymaga „tytułu, dat rozpoczęcia i zakończenia oraz godzin. Jeśli nie podasz godziny rozpoczęcia lub zakończenia, wydarzenie będzie wyświetlane jako trwające 24 godziny w podanych dniach", a post można ustawić do publikacji później i w powtarzalnym cyklu: „wybierz, jak często post ma się pojawiać, na przykład co tydzień, co miesiąc lub według własnego harmonogramu". To właśnie dzięki ustawieniu powtarzania cykliczny wieczór zaczyna dbać o siebie sam — co tydzień, co miesiąc albo według własnego harmonogramu. Dwa szczegóły do pilnowania: posty starsze niż sześć miesięcy są archiwizowane, chyba że ustawiono zakres dat, a ponieważ bar należy do branży regulowanej, wytyczne mówią, że możesz publikować, jeśli oferujesz produkty lub usługi w branży regulowanej, „ale nie zamieszczaj treści dotyczących samych produktów". Promuj wieczór, nie drinka. Resztę profilu omawia nasza cotygodniowa rutyna prowadzenia profilu firmy w Google dla barów.

Drugi element to muzyka. Jeśli akcja wiąże się z utworami (wieczór tematyczny, występ na żywo, runda bingo), licencja należy do kolumny z terminem startu, a nie do tygodnia wydarzenia. W Wielkiej Brytanii PPL PRS podaje, że jeśli nie masz jeszcze TheMusicLicence, ale „planujesz wydarzenie obejmujące odtwarzanie lub wykonywanie muzyki publicznie, możemy zorganizować tymczasowe zezwolenie", a dotychczasowi posiadacze licencji, którzy „muszą uwzględnić wydarzenie w swoim zakresie wykorzystania muzyki", powinni skontaktować się z nimi w celu jej zmiany. Instytucja odpowiedzialna za to jest gdzie indziej inna; zasada pozostaje ta sama. Załatw to, zanim zaczniesz reklamować.

Grudniowa sesja planistyczna w godzinę

Zarezerwuj sześćdziesiąt minut z osobami odpowiedzialnymi za grafik i kasę, wydrukuj dwanaście wierszy i trzymaj się agendy.

1. Dziesięć minut: zaznacz miesiące, które radzą sobie same. Bądź szczery. Miesiąc, który dobrze handluje bez pomocy, nie potrzebuje akcji, tylko obsady.
2. Dziesięć minut: zablokuj termin cyklicznego wieczoru na cały rok. Jeden dzień tygodnia, jedna godzina startu, żadnego przesuwania pod jednorazową imprezę.
3. Piętnaście minut: wpisz jedną akcję na miesiąc, braną z siatki powyżej i z dat, na których zależy Twojemu miastu.
4. Dziesięć minut: dodaj do każdego wiersza termin startu i imię konkretnej osoby. Wiersz bez nazwiska to życzenie.
5. Dziesięć minut: zaplanuj to, co da się zaplanować już dziś, łącznie z powtarzalnym postem w profilu firmy dla cotygodniowego wieczoru.
6. Pięć minut: wypisz sprawy administracyjne z kolejką: licencje, pozwolenia, dostawcy, drukarnie. Każdej nadaj własną, wcześniejszą datę.

Powieś arkusz tam, gdzie widzi go zespół, a potem przejrzyj go na koniec pierwszego kwartału: które akcje zasłużyły na czas przygotowań, a które miesiące w przyszłym roku można zostawić w spokoju.

Kiedy cykliczny wieczór jest uczciwą odpowiedzią

Cykliczny wieczór sprawdza się w tym kalendarzu, bo jest jedynym wierszem, który nie wymaga nowego pomysłu co miesiąc. Jeśli wybranym formatem jest quiz, cały sprzęt to ekran, który już masz, i telefony na sali: w planach Pro i Business Auto-Host „prowadzi wieczór samodzielnie: zegar, odsłanianie odpowiedzi i punktację, więc prowadzący quiz nie jest potrzebny", dzięki czemu wieczór nie wisi na dostępności jednej osoby z zespołu. Darmowy plan Home „obsługuje do 4 telefonów graczy na grę, a w ciągu 24 godzin można rozpocząć 2 gry", co wystarcza, by przećwiczyć format w cichy wtorek, zanim trafi na plakat. Jeśli chodzi o ściąganie tych samych stolików z powrotem, tę robotę wykonuje liga: Twoje wieczory liczą się do ligi w każdym planie, a pełna tabela i mailing z wynikami są częścią planu Business. Czego taki wieczór wymaga na sali, opisuje nasza strona o oprogramowaniu do quizów barowych.

Na miesiąc, w którym sala wolałaby pić i słuchać niż spierać się o stolice państw, zmień typ rundy. Około czterdziestu utworów wystarcza na 45-minutową rundę music bingo, do prowadzenia potrzebny jest plan Pro lub Business oraz połączenie z internetem, a licencja pozostaje po Twojej stronie: „Odpowiadasz za posiadanie licencji muzycznej wymaganej przez Twój lokal, wydarzenie lub quiz online". To dokładnie ten rodzaj zależności, który ma wyłapywać kolumna z terminem startu. Instrukcja krok po kroku znajduje się w naszym przewodniku po prowadzeniu music bingo.

Kalendarz obiecujący dwanaście nowych pomysłów to kalendarz, którego nikt nie dokończy. Dwanaście wierszy, jeden silnik, jedna akcja na miesiąc i data przy każdej z nich — to wersja, która w czerwcu nadal wisi na ścianie.